Personizer Starter Guide (für Admins)
Wir zeigen dir, wie du Personizer in wenigen Schritten für dein Unternehmen startklar machen kannst:
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
Um deine Profildaten zu bearbeiten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts (1). Klicke anschließend auf Zum Profil (2).
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier hast du die Möglichkeit, sämtliche Änderungen vorzunehmen, wie z. B.:
Profilbild hinzufügen / ändern (1)
Sprache ändern (2)
Dark / Light Mode einschalten (3)
Benachrichtigungen per Mail aktivieren oder deaktivieren (4)
Passwort ändern (5)
Kalendereinstellungen auswählen (6)
Kalender integrieren (7)
Slack integrieren (8)
Für Personizer gibt es viele praktische Integrationen und Apps, die dir alle Anwendungen rund um die Abwesenheitsverwaltung und Zeitdokumentation erleichtern. Um eine Übersicht über die Anbindungsmöglichkeiten zu erhalten, klicke auf dein Profilbild (1). Es öffnet sich ein Menü, in dem du Apps (2) auswählen kannst.
Du findest eine Übersicht aller Integrationen, die jeweils einen Button enthalten. Klicke auf den entsprechenden Button, um weitere Informationen zur entsprechenden Anwendung zu erhalten.
In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Helpdesk.
Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür auf Support.
Es öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.
Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen. Dies kannst du im Admin Dashboard (1). Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen (2).
Um die praktischen Funktionen von Personizer gemeinsam mit deinen Teammitgliedern zu entdecken, lade zunächst deine Kollegschaft zu Personizer ein. Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen (1). Im nächsten Schritt kannst du im oberen Menü den Punkt Benutzer (2) anklicken. Hier hast du zwei verschiedene Möglichkeiten, deine Mitarbeitenden zu Personizer hinzuzufügen (3). Klicke auf Schnelleinladung, wenn du Mitarbeitende schnell einladen möchtest, ohne individuelle Einstellungen zu hinterlegen.
Gib den Namen deines Teammitglieds ein und klicke auf Einladen.
Es wird indessen automatisch eine Einladungs-Mail an die entsprechende Person versendet. Du findest die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann dein Teammitglied Personizer verwenden.
Solltest du dich für die Schnelleinladung entschieden haben, kannst du im Nachhinein jederzeit Mitarbeitereinstellungen hinzufügen und ändern. Um direkt sämtliche Einstellungen für neue Mitarbeitende zu hinterlegen, klicke unter 1. nicht auf Schnelleinladung, sondern auf Mitarbeiter anlegen.
Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden via Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen. Klicke hierzu auf Einstellungen (1). Wähle im nächsten Schritt Importieren (2) aus. Du findest ein Dialogfenster, in dem du deine CSV-Datei per Drag-and-drop hinzufügen kannst (3).
In Personizer hast du die Möglichkeit, individuelle Rollen zu erstellen. So kannst du persönlich entscheiden, wer bei der Verwendung von Personizer welche Rechte erhält. Wenn du eine eigene, neue Rolle erstellen möchtest, klicke auf Einstellungen (1). Unter Rollen (2) hast du nun die Möglichkeit eine Neue Rolle (3) zu hinterlegen.
Im neuen Fenster kannst du deiner neuen Rolle einen Namen und individuelle Rechte zuweisen. Setze hierfür entsprechende Häkchen. Bestätige deine neue Rolle anschließend mit einem Klick auf Speichern.
Um eigene Abwesenheiten, wie zum Beispiel Berufsschule hinzuzufügen, klicke auf Einstellungen (1). Im nächsten Schritt kannst du unter Abwesenheitsarten (2) eine Neue Abwesenheitsart (3) hinterlegen.
Im neuen Fenster kannst du sämtliche Einstellungen für deine neue Abwesenheitsart treffen. Speichere deine Eingaben mit einem Klick auf Speichern.
In Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen eintragen – besonders praktisch für Teamevents und unternehmensweite Urlaubssperren. Klicke hierfür unter Verwaltung (1) auf Ereignisse eintragen (2). Nun kannst du sämtliche Informationen hinterlegen. Deine Eingaben speicherst du mit einem Klick auf Speichern (3).
Das Beste an der Sache? Deine Mitarbeitenden erhalten automatisch eine System-E-Mail und sind unmittelbar über die Eintragung informiert.
Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Um Zeitlabels anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Einstellungen (1). Danach auf den Reiter Zeiterfassungslabels (2) und anschließend auf den Button oben rechts Neues Label (3).
Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Label erstellt werden kann. Benenne dein Label im Eingabefeld Name des Labels (4) und füge anschließend unter Zugewiesene Teams (5) die dafür zugehörigen Teams hinzu. Speichere deine Änderungen mit einem Klick auf Speichern (6).
Klicke auf das Stiftsymbol in deinem Zeitlabel, wenn du dein Label bearbeiten möchtest. Nutze die Schaltfläche Status (7), um dein Zeitlabel zeitweise zu archivieren oder um es wieder zu aktivieren. Speichere deine Änderungen mit einem Klick auf Speichern (8). Klicke auf Zeiterfassungslabel löschen (9), um dein Label endgültig zu löschen.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.
Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleib in der horizontalen Navigationsleiste bei Account.
Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.
Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet wurden, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du eine neue Urlaubsregelung anlegen.
Hier kannst du die Urlaubsregelung benennen.
Hier kannst du die Bedingungen der Urlaubsregelung bestimmen.
Klicke auf Speichern, wenn du die Urlaubsregelung erstellen möchtest.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke hier!
Aktiviere die Überstundenerfassung für deinen Account, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Hier findest du den Bereich Überstunden-Funktion. Du hast zwei Optionen die Überstundenerfassung zu starten.
Option 1: Sofort aktivieren
Wenn du die Überstunden-Funktion jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die Freigabe einzureichen. Beachte, dass Über- und Minusstunden aus der Zeit vor Aktivierung der Funktion manuell dem Zeitkonto hinzugefügt werden müssen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du die Überstunden-Funktion erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die Freigabe einzureichen. Beachte, dass Über- und Minusstunden aus der Zeit vor Aktivierung der Funktion manuell dem Zeitkonto hinzugefügt werden müssen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier.
Bevor du deine Überstunden-Funktion aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Weitere Informationen zu unserer Überstunden-Funktion findest du in unserem Leitfaden.
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
| Allgemeine Einstellungen |
|---|
| Bearbeitung deines Profils |
| Installieren von Integrationen und Apps |
| Helpdesk |
| Support |
| Mitarbeiter anlegen |
|---|
| Demo-Daten Entfernen |
| Schnelles Einladen von Mitarbeitenden |
| Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei |
Allgemeine Einstellungen
Bearbeitung deines Profils
Um deine Profildaten zu bearbeiten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts (1). Klicke anschließend auf Zum Profil (2).
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier hast du die Möglichkeit, sämtliche Änderungen vorzunehmen, wie z. B.:
Profilbild hinzufügen / ändern (1)
Sprache ändern (2)
Dark / Light Mode einschalten (3)
Benachrichtigungen per Mail aktivieren oder deaktivieren (4)
Passwort ändern (5)
Kalendereinstellungen auswählen (6)
Kalender integrieren (7)
Slack integrieren (8)
Installieren von Integrationen und Apps
Für Personizer gibt es viele praktische Integrationen und Apps, die dir alle Anwendungen rund um die Abwesenheitsverwaltung und Zeitdokumentation erleichtern. Um eine Übersicht über die Anbindungsmöglichkeiten zu erhalten, klicke auf dein Profilbild (1). Es öffnet sich ein Menü, in dem du Apps (2) auswählen kannst.
Du findest eine Übersicht aller Integrationen, die jeweils einen Button enthalten. Klicke auf den entsprechenden Button, um weitere Informationen zur entsprechenden Anwendung zu erhalten.
Helpdesk
In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Helpdesk.
Support
Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür auf Support.
Es öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.
Mitarbeiter anlegen
Demo-Daten Entfernen
Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen. Dies kannst du im Admin Dashboard (1). Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen (2).
Schnelles Einladen von Mitarbeitenden
Um die praktischen Funktionen von Personizer gemeinsam mit deinen Teammitgliedern zu entdecken, lade zunächst deine Kollegschaft zu Personizer ein. Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen (1). Im nächsten Schritt kannst du im oberen Menü den Punkt Benutzer (2) anklicken. Hier hast du zwei verschiedene Möglichkeiten, deine Mitarbeitenden zu Personizer hinzuzufügen (3). Klicke auf Schnelleinladung, wenn du Mitarbeitende schnell einladen möchtest, ohne individuelle Einstellungen zu hinterlegen.
Gib den Namen deines Teammitglieds ein und klicke auf Einladen.
Es wird indessen automatisch eine Einladungs-Mail an die entsprechende Person versendet. Du findest die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann dein Teammitglied Personizer verwenden.
Solltest du dich für die Schnelleinladung entschieden haben, kannst du im Nachhinein jederzeit Mitarbeitereinstellungen hinzufügen und ändern. Um direkt sämtliche Einstellungen für neue Mitarbeitende zu hinterlegen, klicke unter 1. nicht auf Schnelleinladung, sondern auf Mitarbeiter anlegen.
Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei
Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden via Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen. Klicke hierzu auf Einstellungen (1). Wähle im nächsten Schritt Importieren (2) aus. Du findest ein Dialogfenster, in dem du deine CSV-Datei per Drag-and-drop hinzufügen kannst (3).
Admin-Funktionen
Erstellen von Benutzerrollen mit individuellen Rechten
In Personizer hast du die Möglichkeit, individuelle Rollen zu erstellen. So kannst du persönlich entscheiden, wer bei der Verwendung von Personizer welche Rechte erhält. Wenn du eine eigene, neue Rolle erstellen möchtest, klicke auf Einstellungen (1). Unter Rollen (2) hast du nun die Möglichkeit eine Neue Rolle (3) zu hinterlegen.
Im neuen Fenster kannst du deiner neuen Rolle einen Namen und individuelle Rechte zuweisen. Setze hierfür entsprechende Häkchen. Bestätige deine neue Rolle anschließend mit einem Klick auf Speichern.
Erstellen eigener Abwesenheitsarten
Um eigene Abwesenheiten, wie zum Beispiel Berufsschule hinzuzufügen, klicke auf Einstellungen (1). Im nächsten Schritt kannst du unter Abwesenheitsarten (2) eine Neue Abwesenheitsart (3) hinterlegen.
Im neuen Fenster kannst du sämtliche Einstellungen für deine neue Abwesenheitsart treffen. Speichere deine Eingaben mit einem Klick auf Speichern.
Abwesenheiten für das ganze Unternehmen eintragen
In Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen eintragen – besonders praktisch für Teamevents und unternehmensweite Urlaubssperren. Klicke hierfür unter Verwaltung (1) auf Ereignisse eintragen (2). Nun kannst du sämtliche Informationen hinterlegen. Deine Eingaben speicherst du mit einem Klick auf Speichern (3).
Das Beste an der Sache? Deine Mitarbeitenden erhalten automatisch eine System-E-Mail und sind unmittelbar über die Eintragung informiert.
Zeitlabels anlegen
Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Um Zeitlabels anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Einstellungen (1). Danach auf den Reiter Zeiterfassungslabels (2) und anschließend auf den Button oben rechts Neues Label (3).
Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Label erstellt werden kann. Benenne dein Label im Eingabefeld Name des Labels (4) und füge anschließend unter Zugewiesene Teams (5) die dafür zugehörigen Teams hinzu. Speichere deine Änderungen mit einem Klick auf Speichern (6).
Klicke auf das Stiftsymbol in deinem Zeitlabel, wenn du dein Label bearbeiten möchtest. Nutze die Schaltfläche Status (7), um dein Zeitlabel zeitweise zu archivieren oder um es wieder zu aktivieren. Speichere deine Änderungen mit einem Klick auf Speichern (8). Klicke auf Zeiterfassungslabel löschen (9), um dein Label endgültig zu löschen.
Arbeitszeitmodell anlegen
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.
Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!
Urlaubsregelung anlegen
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleib in der horizontalen Navigationsleiste bei Account.
Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.
Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet wurden, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du eine neue Urlaubsregelung anlegen.
Hier kannst du die Urlaubsregelung benennen.
Hier kannst du die Bedingungen der Urlaubsregelung bestimmen.
Klicke auf Speichern, wenn du die Urlaubsregelung erstellen möchtest.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke hier!
Überstunden-Funktion aktivieren
Aktiviere die Überstundenerfassung für deinen Account, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Hier findest du den Bereich Überstunden-Funktion. Du hast zwei Optionen die Überstundenerfassung zu starten.
Option 1: Sofort aktivieren
Wenn du die Überstunden-Funktion jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die Freigabe einzureichen. Beachte, dass Über- und Minusstunden aus der Zeit vor Aktivierung der Funktion manuell dem Zeitkonto hinzugefügt werden müssen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du die Überstunden-Funktion erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die Freigabe einzureichen. Beachte, dass Über- und Minusstunden aus der Zeit vor Aktivierung der Funktion manuell dem Zeitkonto hinzugefügt werden müssen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier.
Bevor du deine Überstunden-Funktion aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Weitere Informationen zu unserer Überstunden-Funktion findest du in unserem Leitfaden.
Aktualisiert am: 14/11/2023
Danke!