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# Wie exportiere ich Dokumente aus einer Personalakte?

In der Dokumentenablage findest du oben rechts den Button **Exportieren** mit zwei Optionen. Exportiert wird immer pro Personalakte.
Exportieren dürfen Admins sowie Personen mit den Rechten **Dokumente einsehen** und **Dokumente verwalten**.

###### Dateien exportieren

1. Öffne die **Personalakte** und klicke links auf **Dokumente**.
2. Setze bei Bedarf vorab einen **Filter**, zum Beispiel auf eine Kategorie.
3. Klicke oben rechts auf **Exportieren** und wähle **Dateien exportieren**.

Du erhältst ein ZIP-Archiv mit allen Dokumenten der Akte, sortiert nach Kategorien. Ein gesetzter Filter wirkt sich auf den Export aus.

###### Exportieren für Betriebsprüfung

1. Klicke oben rechts auf **Exportieren** und wähle **Exportieren für Betriebsprüfung**.
2. Wähle unter **Dokumentenkategorien** die benötigten Kategorien aus. Kategorien ohne Dokumente sind entsprechend gekennzeichnet.
3. Grenze unter **Bezugszeitraum** über **Von (Jahr)** und **Bis (Jahr)** den Zeitraum ein.
4. In der Vorschau siehst du, welche Dokumente der Export enthält und wie viele es sind.
5. Klicke auf **ZIP-Export starten**.

Der Dialog lässt sich für diverse Prüfungen nutzen.

###### Die Zuordnungstabelle

Beide Exporte enthalten eine Zuordnungstabelle als CSV mit folgenden Angaben: Dateiname, Dokument-ID, Versions-ID, Fingerprint (SHA-256), Vorname, Nachname, Personalnummer, Dokumentenkategorie, Bezugszeitraum von, Bezugszeitraum bis, Labels, Hochgeladen am, Hochgeladen von und Archiviert-Status.

||| Wichtig: Dokumente ohne Bezugszeitraum werden bei beiden Exporten nicht mitgenommen. Prüfe vor einem Export über den Statusfilter "Nur unvollständige Dokumente", ob noch Angaben fehlen.

###### Archivierte Mitarbeitende

Dokumente archivierter Mitarbeitender bleiben in der Akte erhalten und lassen sich weiterhin exportieren.

|| Hinweis: Jeder Export wird im Protokoll festgehalten. Weitere Informationen zum Protokoll erfährst du [hier](https://helpdesk.personizer.com/de/article/welche-aktionen-an-einem-dokument-werden-protokolliert-9359uo/).