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# Wie lege ich Dokumentenkategorien an?

Mit Dokumentenkategorien ordnest du die Dateien in den Personalakten. Die Kategorien gelten für den ganzen Account und werden zentral in den Unternehmenseinstellungen gepflegt.

|| Verwalten dürfen sie Admins sowie Personen mit dem Recht "Dokumentenkategorien" verwalten.

###### Kategorien öffnen

1. Klicke in den Einstellungen auf **Unternehmen**.
2. Wechsle in den Reiter **Dokumentenkategorien**.

Du siehst eine Tabelle mit allen Kategorien, den zugewiesenen Unternehmen, der Anzahl der hinterlegten Dokumente und dem Status. Über die **Suche** findest du eine einzelne Kategorie, über **Filter** zeigst du zum Beispiel nur aktive Kategorien oder nur solche mit Dokumenten an.

###### Standard-Kategorien nutzen

Einige Kategorien sind bereits angelegt und tragen das Badge **Standard**, darunter Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und Bewerbungsunterlagen. Du kannst sie direkt verwenden.

###### Eigene Kategorie anlegen

1. Klicke oben rechts auf **Dokumentenkategorie hinzufügen**.
2. Trage den **Namen der Kategorie** ein, zum Beispiel Arbeitsvertrag oder Zeugnis.
3. Ergänze optional eine **Beschreibung**.
4. Wähle unter **Zugewiesene Unternehmen** aus, für welche Unternehmen die Kategorie gelten soll. Liegt nur ein Unternehmen im Account, bleibt es bei **Alle Unternehmen**.
5. Lass den Toggle **Aktiv** an.
6. Klicke auf **Anlegen**.

###### Kategorie bearbeiten oder deaktivieren

1. Klicke auf die Kategorie.
2. Klicke rechts auf den **Stift**.
3. Im Reiter **Übersicht** änderst du Name, Beschreibung, zugewiesene Unternehmen und Status.
4. Zum Deaktivieren schiebst du den Toggle nach links.
5. Klicke auf **Speichern**.

Eine deaktivierte Kategorie lässt sich keinem neuen Dokument mehr zuweisen. Bereits zugeordnete Dokumente behalten sie und bleiben filterbar.

###### Was mit Standard- und eigenen Kategorien möglich ist

* **Standard-Kategorien** kannst du deaktivieren, aber nicht umbenennen und nicht löschen.
* **Eigene Kategorien** kannst du umbenennen und löschen. Löschen funktioniert nur, solange kein Dokument der Kategorie zugeordnet ist.
* Gelöscht wird über das **Drei-Punkte-Menü**, entweder im Detailfenster der Kategorie oder rechts in der Kategorieliste.

###### Änderungen nachvollziehen

Jede Änderung an Name und Status steht im Reiter **Protokoll** der jeweiligen Kategorie, mit Datum, Uhrzeit und Person.