Leitfaden für Admins
Wir zeigen dir, wie du Personizer in wenigen Schritten für dein Unternehmen startklar machen kannst.
Hinweis: Einige Abschnitte sind für dich in Personizer nur sichtbar, wenn du auch das jeweilige Modul (Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubsplaner) gebucht hast.
Um dir einen Überblick über Personizer zu verschaffen, solltest du zuerst dein eigenes Profil einrichten. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.
Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.
Übersicht
Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.
Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.
Kontakt
Hier findest du deine Kontaktdaten:
deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.
Hinweis: Benutzer können nur den Notfallkontakt eigenständig bearbeiten, die anderen Daten in der Personalakte müssen von einem Admin eingetragen/bearbeitet werden.
Profileinstellungen
Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail, Slack und Benachrichtigungscenter.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.
Integrationen
Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und eine Personizer-Integration für Slack an.
Personizer bietet die Möglichkeit, Abwesenheiten in deine Kalender-App zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier .
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier .
Vertrag
Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.
In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt deine tägliche Soll-Arbeitszeit fest.
Unter Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zu der maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche, sowie die Anzahl und Länge der täglichen Pausen und ob für dich der automatische Pausenabzug aktiviert ist. Diese Rahmenbedingungen helfen dir, dich an die vorgegebenen Arbeits- und Pausenregelungen zu halten.
Benutzereinstellungen
Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.
Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir für die Abwesenheiten und die Stundenzettel zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst tätigen kannst.
Gehalt
Hier findest du eine Übersicht über deine Gehaltsdaten. Du kannst du deine Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht einsehen.
Unter Gehaltsentwicklung siehst du eine Übersicht mit einem zeitlichen Verlauf und der Zusammensetzung deiner Gehälter.
Unter Zahlungsübersicht siehst du ähnliche Informationen in einer tabellarischen Ansicht. Auch hier findest du die aufgeschlüsselten Zahlenwerte deines Gehalts.
Weitere nützliche Informationen findest du ebenfalls, wenn du auf dein Profil-Icon klickst. Hierüber gelangst du zum Beispiel zum Hilfecenter und dem Support oder findest unsere Schnittstellen zu verschiedenen Apps.
In unserem Hilfecenter stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unser Hilfecenter zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Hilfecenter.
Wenn du in unserem Hilfecenter nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür oben rechts auf den Support Button.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support-Mitarbeiter schreiben.
Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.
Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:
Personizer Mobile App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.
Integration in Slack: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier .
Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.
Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.
Die folgenden Abschnitte sollen dir zeigen, wie du Schritt für Schritt deine Informationen zu deinem Unternehmen einrichten kannst. Dabei beginnen wir und zeigen dir, wie du Unternehmen, Teams und Mitarbeitende zu deinem Account hinzufügen kannst.
Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen.
Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Home.
Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen.
Als ersten Schritt solltest du dein Unternehmen anlegen. Klicke dafür auf Unternehmen in der linken Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste mit deinem Unternehmen findest.
Klicke auf das Stift-Symbol und bearbeite das Unternehmen, um individuelle Einstellungen vorzunehmen.
Um weitere Unternehmen hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Unternehmen anlegen.
Nach dem Klicken auf Unternehmen anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für das neue Unternehmen eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Anlegen klickst.
Der zweite Schritt ist, die Teams anzulegen. Klicke dafür auf Teams in der linken Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du deine Teams anlegen kannst.
Um neue Teams hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Neues Team anlegen.
Nach dem Klicken auf Neues Team anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für dein neues Team eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Team anlegen klickst.
Klicke auf das Stift-Symbol, um bereits angelegte Teams zu bearbeiten.
Als dritten Schritt empfehlen wir, die Mitarbeitenden anzulegen. klicke dafür auf Mitarbeitende in der linken Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste deiner hinterlegten Benutzer findest. Um neue Benutzer hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Mitarbeitende anlegen.
Nach dem Klicken auf Mitarbeitende anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für deinen neuen Benutzer eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Anlegen klickst.
Wenn du ausgewählt hast, dirket eine Einladungs-Mail an den angelegten Mitarbeiter zu senden, findest du die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann die Person Personizer verwenden.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden einem Team zugeordnet sind.
Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden durch das Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen.
Klicke hierzu in der linken Navigationsleiste auf Mitarbeitende.
Wähle im nächsten Schritt in der horizontalen Navigationsleiste Importieren aus.
Hier findest du eine Option, mehrere Mitarbeitende durch eine CSV-Datei hinzuzufügen. Außerdem gibt es hier eine Beispieldatei, die zeigt, wie die CSV-Datei strukturiert sein sollte.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden einem Team zugeordnet sind.
In Personizer kannst du ganz einfach individuelle Rollen erstellen und so gezielt festlegen, welche Berechtigungen verschiedene Nutzer haben.
Um eine neue Rolle zu erstellen, wähle im linken Menü den Punkt Unternehmen aus.
In der oberen Navigationsleiste findest du jetzt verschiedene Optionen. Klicke auf Rollen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Hier kannst du eine neue Rolle hinzufügen, indem du oben rechts auf Rolle hinzufügen klickst.
Ein weiteres Fenster erscheint, in dem du der neuen Rolle einen Namen geben und spezifische Rechte zuweisen kannst. Setze dafür einfach die entsprechenden Häkchen. Abschließend speicherst du die Rolle durch einen Klick auf Speichern.
Unter Mitarbeitende in der linken Navigationsleiste kannst du deinen Mitarbeitenden nun die jeweiligen Rollen zuordnen. Klicke dafür auf das Profilbild der Person, die du bearbeiten möchtest. Navigiere in der horizontalen Navigation zu Benutzereinstellungen und wähle im Bereich Berechtigungen die jeweilige Rolle aus.
Du kannst ganz einfach eigene Abwesenheitsarten für dein Unternehmen anlegen.
Klicke zunächst auf Unternehmen in der linken Navigationsleiste.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke nun auf Abwesenheitsarten in der oberen Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, hier findest du alle hinterlegten Abwesenheitsarten. Klicke oben rechts auf den Button Abwesenheitsart hinzufügen.
Es öffnet sich ein neues Menü. Fülle nun alle relevanten Felder aus und beende deine Eingabe mit einem Klick auf Speichern.
Nachdem du alle Schritte abgeschlossen hast, findest du die neue Abwesenheitsart in der Übersicht.
Mit Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen erfassen – ideal für Teamevents oder Urlaubssperren.
Wähle dazu im linken Menü den Punkt Mein Team aus.
Klicke danach in der oberen Navigationsleiste auf Ereignisse.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du alle relevanten Informationen eingeben kannst. Speichere deine Eintragungen mit einem Klick auf Speichern.
Alle Mitarbeitenden werden automatisch per System-E-Mail über die neue Abwesenheit benachrichtigt.
Eine Urlaubsregelung ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, die die Bedingungen und Regeln für den Urlaubsanspruch und die Urlaubsgewährung festlegt. Die Urlaubsregelungen in Personizer beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen und klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Urlaubsregelungen.
Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf Neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine neue Urlaubsregelung bestimmen oder eine bestehende bearbeiten:
Hier kannst du deine Urlaubsregelung benennen.
Hier kannst du die Bedingungen deiner Urlaubsregelung bestimmen.
Klicke auf Speichern, wenn du deine Urlaubsregelung erstellen möchtest.
Achtung: Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Hinweis: Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier.
Aktiviere das Zeitkonto, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden in einem Zeitkonto erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Arbeitszeit. Hier findest du den Bereich Zeitkonto. Du hast zwei Optionen, das Zeitkonto zu aktivieren.
Option 1: Sofort aktivieren:
Wenn du das Zeitkonto jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die aktuelle Woche einzureichen. Allerdings können sie Stundenzettel aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur die seit Aktivierung des Zeitkontos. Über- oder Minusstunden, die vor der Aktivierung des Zeitkontos in Personizer angesammelt wurden, kannst du manuell zum Zeitkonto hinzufügen. Erfahre hier, wie du das machen kannst.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du das Zeitkonto erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von dem Zeitkonto profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die aktuelle Woche einzureichen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur die seit Aktivierung des Zeitkontos. Über- oder Minusstunden, die vor der Aktivierung des Zeitkontos in Personizer angesammelt wurden, kannst du manuell zum Zeitkonto hinzufügen. Erfahre hier, wie du das machen kannst.
Achtung: Bevor du das Zeitkonto aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Hinweis: Weitere Informationen zu unserem Zeitkonto findest du in unserem Leitfaden für das Zeitkonto.
Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest. Diese Angaben diesen dazu, in Personizer die Soll-Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu definieren.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen und klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Arbeitszeit.
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen einschränken.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Achtung: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden.
Hinweis: Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier.
Die Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen helfen dir, die gesetzlichen und betrieblichen Regelungen besser einzuhalten. Die Rahmenbedingungen ermöglichen es, Vorgaben für die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche sowie für Pausenregelungen festzulegen.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Arbeitszeit. Hier findest du den Bereich Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen.
Wir stellen dir hier einige Vorlagen zur Verfügung, die du verwenden kannst. Zusätzlich zu den Vorlagen kannst du auch neue Rahmenbedingungen anlegen.
Mit einem Klick auf den Button Rahmenbedingung zuweisen kannst du deinen Mitarbeitenden die passenden Rahmenbedingungen zuweisen.
Hinweis: Verstöße gegen die Rahmenbedingungen werden in den Stundenzetteln mit entsprechenden Symbolen dargestellt.
Erfahre hier, wie du den automatischen Pausenabzug für deine Mitarbeitenden aktivieren kannst.
Zeitlabel ermöglichen es Unternehmen, nicht nur die allgemeine Arbeitszeit zu verfolgen, sondern auch die Arbeitszeit für bestimmte Labels zu messen und auszuwerten. Zum Beispiel kann auf diese Weise die investierte Arbeitszeit für ein spezifisches Projekt individuell erfasst und analysiert werden. Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Um ein Zeitlabel anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Unternehmen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitlabel.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zeitlabel hinzufügen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Zeitlabel erstellt werden kann. Gib im Eingabefeld unter Name des Zeitlabels einen Namen für dein Label ein und füge anschließend unter Zugewiesene Teams die entsprechenden Teams hinzu.
Klicke anschließend auf Speichern, um dein Zeitlabel zu erstellen.
Wenn du ein Zeitlabel bearbeiten möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Zeitlabel, um es zu bearbeiten.
Verwende die Schaltfläche Status, um das Zeitlabel vorübergehend zu archivieren oder um es erneut zu aktivieren.
Speichere dann deine Änderungen, indem du auf Speichern klickst.
Wenn du das Zeitlabel dauerhaft löschen möchtest, klicke auf Zeitlabel löschen.
Klicke dazu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Mitarbeitende.
Es öffnen sich deine Einstellungen mit einer Liste aller Mitarbeitenden. Klicke nun auf das Profilbild der Person, dessen Personalakte du bearbeiten möchtest.
Es öffnet sich die Personalakte der Person.
Klicke auf Kontakt und trage die Kontakdaten der Person ein.
Klicke auf Gehalt und gib die Gehaltsinformationen der Person ein. Wie du die Zahlungsarten hinterlegen kannst, erfährst du im nächsten Schritt.
Klicke auf Interne Notizen, wenn es Notizen gibt, die du zu dieser Personalakte hinzufügen möchtest. Die Notizen sind nur für dich und andere Admins sichtbar.
Klicke auf Eigene Datenfelder, wenn du Informationen zu dieser Personalakte hinzufügen möchtest, für die es kein vordefiniertes Datenfeld gibt. Das können beispielsweise Essensunverträglichkeiten sein.
Mit den Zahlungsarten kannst du die notwendigen Kategorien für die Struktur der Gehälter der Mitarbeitenden in der Personizer Personalakte anlegen.
Klicke dazu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Unternehmen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zahlungsarten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zahlungsart hinzufügen.
Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du die Zahlungsart erstellen kannst. Gib im Eingabefeld unter Name der Zahlungsart einen passenden Namen ein und konfiguriere anschließend die folgenden Informationen.
Klicke abschließend auf Speichern, um die neue Zahlungsart zu erstellen.
| Allgemeine Einstellungen |
|---|
| Einrichtung deines Profils |
| Hilfecenter |
| Support |
| Apps |
| Unternehmen einrichten |
|---|
| Demo-Daten entfernen |
| Unternehmen anlegen |
| Teams anlegen |
| Schnelles Einladen von Mitarbeitenden |
| Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei |
| Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen |
| Urlaubsplaner einrichten |
|---|
| Anlegen eigener Abwesenheitsarten |
| Abwesenheiten für das ganze Unternehmen eintragen |
| Urlaubsregelung anlegen |
| Zeiterfassung einrichten |
|---|
| Zeitkonto aktivieren |
| Arbeitszeitmodell anlegen |
| Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen festlegen |
| Zeitlabels anlegen |
| Personalakte einrichten |
|---|
| Personaldaten einpflegen |
| Zahlungsarten anlegen |
Hinweis: Einige Abschnitte sind für dich in Personizer nur sichtbar, wenn du auch das jeweilige Modul (Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubsplaner) gebucht hast.
Allgemeine Einstellungen
Um dir einen Überblick über Personizer zu verschaffen, solltest du zuerst dein eigenes Profil einrichten. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.
Einrichtung deines Profils
Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.
Übersicht
Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.
Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.
Kontakt
Hier findest du deine Kontaktdaten:
deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.
Hinweis: Benutzer können nur den Notfallkontakt eigenständig bearbeiten, die anderen Daten in der Personalakte müssen von einem Admin eingetragen/bearbeitet werden.
Profileinstellungen
Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail, Slack und Benachrichtigungscenter.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.
Integrationen
Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und eine Personizer-Integration für Slack an.
Personizer bietet die Möglichkeit, Abwesenheiten in deine Kalender-App zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier .
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier .
Vertrag
Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.
In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt deine tägliche Soll-Arbeitszeit fest.
Unter Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zu der maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche, sowie die Anzahl und Länge der täglichen Pausen und ob für dich der automatische Pausenabzug aktiviert ist. Diese Rahmenbedingungen helfen dir, dich an die vorgegebenen Arbeits- und Pausenregelungen zu halten.
Benutzereinstellungen
Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.
Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir für die Abwesenheiten und die Stundenzettel zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst tätigen kannst.
Gehalt
Hier findest du eine Übersicht über deine Gehaltsdaten. Du kannst du deine Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht einsehen.
Unter Gehaltsentwicklung siehst du eine Übersicht mit einem zeitlichen Verlauf und der Zusammensetzung deiner Gehälter.
Unter Zahlungsübersicht siehst du ähnliche Informationen in einer tabellarischen Ansicht. Auch hier findest du die aufgeschlüsselten Zahlenwerte deines Gehalts.
Weitere nützliche Informationen findest du ebenfalls, wenn du auf dein Profil-Icon klickst. Hierüber gelangst du zum Beispiel zum Hilfecenter und dem Support oder findest unsere Schnittstellen zu verschiedenen Apps.
Hilfecenter
In unserem Hilfecenter stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unser Hilfecenter zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Hilfecenter.
Support
Wenn du in unserem Hilfecenter nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür oben rechts auf den Support Button.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support-Mitarbeiter schreiben.
Apps
Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.
Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:
Personizer Mobile App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.
Integration in Slack: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier .
Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.
Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.
Unternehmen einrichten
Die folgenden Abschnitte sollen dir zeigen, wie du Schritt für Schritt deine Informationen zu deinem Unternehmen einrichten kannst. Dabei beginnen wir und zeigen dir, wie du Unternehmen, Teams und Mitarbeitende zu deinem Account hinzufügen kannst.
Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen.
Demo-Daten entfernen
Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Home.
Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen.
Unternehmen anlegen
Als ersten Schritt solltest du dein Unternehmen anlegen. Klicke dafür auf Unternehmen in der linken Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste mit deinem Unternehmen findest.
Klicke auf das Stift-Symbol und bearbeite das Unternehmen, um individuelle Einstellungen vorzunehmen.
Um weitere Unternehmen hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Unternehmen anlegen.
Nach dem Klicken auf Unternehmen anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für das neue Unternehmen eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Anlegen klickst.
Teams anlegen
Der zweite Schritt ist, die Teams anzulegen. Klicke dafür auf Teams in der linken Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du deine Teams anlegen kannst.
Um neue Teams hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Neues Team anlegen.
Nach dem Klicken auf Neues Team anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für dein neues Team eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Team anlegen klickst.
Klicke auf das Stift-Symbol, um bereits angelegte Teams zu bearbeiten.
Schnelles Einladen von Mitarbeitenden
Als dritten Schritt empfehlen wir, die Mitarbeitenden anzulegen. klicke dafür auf Mitarbeitende in der linken Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste deiner hinterlegten Benutzer findest. Um neue Benutzer hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Mitarbeitende anlegen.
Nach dem Klicken auf Mitarbeitende anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für deinen neuen Benutzer eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Anlegen klickst.
Wenn du ausgewählt hast, dirket eine Einladungs-Mail an den angelegten Mitarbeiter zu senden, findest du die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann die Person Personizer verwenden.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden einem Team zugeordnet sind.
Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei
Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden durch das Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen.
Klicke hierzu in der linken Navigationsleiste auf Mitarbeitende.
Wähle im nächsten Schritt in der horizontalen Navigationsleiste Importieren aus.
Hier findest du eine Option, mehrere Mitarbeitende durch eine CSV-Datei hinzuzufügen. Außerdem gibt es hier eine Beispieldatei, die zeigt, wie die CSV-Datei strukturiert sein sollte.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden einem Team zugeordnet sind.
Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen
In Personizer kannst du ganz einfach individuelle Rollen erstellen und so gezielt festlegen, welche Berechtigungen verschiedene Nutzer haben.
Um eine neue Rolle zu erstellen, wähle im linken Menü den Punkt Unternehmen aus.
In der oberen Navigationsleiste findest du jetzt verschiedene Optionen. Klicke auf Rollen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Hier kannst du eine neue Rolle hinzufügen, indem du oben rechts auf Rolle hinzufügen klickst.
Ein weiteres Fenster erscheint, in dem du der neuen Rolle einen Namen geben und spezifische Rechte zuweisen kannst. Setze dafür einfach die entsprechenden Häkchen. Abschließend speicherst du die Rolle durch einen Klick auf Speichern.
Unter Mitarbeitende in der linken Navigationsleiste kannst du deinen Mitarbeitenden nun die jeweiligen Rollen zuordnen. Klicke dafür auf das Profilbild der Person, die du bearbeiten möchtest. Navigiere in der horizontalen Navigation zu Benutzereinstellungen und wähle im Bereich Berechtigungen die jeweilige Rolle aus.
Urlaubsplaner einrichten
Erstellen eigener Abwesenheitsarten
Du kannst ganz einfach eigene Abwesenheitsarten für dein Unternehmen anlegen.
Klicke zunächst auf Unternehmen in der linken Navigationsleiste.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke nun auf Abwesenheitsarten in der oberen Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, hier findest du alle hinterlegten Abwesenheitsarten. Klicke oben rechts auf den Button Abwesenheitsart hinzufügen.
Es öffnet sich ein neues Menü. Fülle nun alle relevanten Felder aus und beende deine Eingabe mit einem Klick auf Speichern.
Nachdem du alle Schritte abgeschlossen hast, findest du die neue Abwesenheitsart in der Übersicht.
Abwesenheiten für das ganze Unternehmen eintragen
Mit Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen erfassen – ideal für Teamevents oder Urlaubssperren.
Wähle dazu im linken Menü den Punkt Mein Team aus.
Klicke danach in der oberen Navigationsleiste auf Ereignisse.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du alle relevanten Informationen eingeben kannst. Speichere deine Eintragungen mit einem Klick auf Speichern.
Alle Mitarbeitenden werden automatisch per System-E-Mail über die neue Abwesenheit benachrichtigt.
Urlaubsregelung anlegen
Eine Urlaubsregelung ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, die die Bedingungen und Regeln für den Urlaubsanspruch und die Urlaubsgewährung festlegt. Die Urlaubsregelungen in Personizer beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen und klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Urlaubsregelungen.
Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf Neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine neue Urlaubsregelung bestimmen oder eine bestehende bearbeiten:
Hier kannst du deine Urlaubsregelung benennen.
Hier kannst du die Bedingungen deiner Urlaubsregelung bestimmen.
Klicke auf Speichern, wenn du deine Urlaubsregelung erstellen möchtest.
Achtung: Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Hinweis: Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier.
Zeiterfassung einrichten
Zeitkonto aktivieren
Aktiviere das Zeitkonto, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden in einem Zeitkonto erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Arbeitszeit. Hier findest du den Bereich Zeitkonto. Du hast zwei Optionen, das Zeitkonto zu aktivieren.
Option 1: Sofort aktivieren:
Wenn du das Zeitkonto jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die aktuelle Woche einzureichen. Allerdings können sie Stundenzettel aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur die seit Aktivierung des Zeitkontos. Über- oder Minusstunden, die vor der Aktivierung des Zeitkontos in Personizer angesammelt wurden, kannst du manuell zum Zeitkonto hinzufügen. Erfahre hier, wie du das machen kannst.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du das Zeitkonto erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von dem Zeitkonto profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die aktuelle Woche einzureichen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur die seit Aktivierung des Zeitkontos. Über- oder Minusstunden, die vor der Aktivierung des Zeitkontos in Personizer angesammelt wurden, kannst du manuell zum Zeitkonto hinzufügen. Erfahre hier, wie du das machen kannst.
Achtung: Bevor du das Zeitkonto aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Hinweis: Weitere Informationen zu unserem Zeitkonto findest du in unserem Leitfaden für das Zeitkonto.
Arbeitszeitmodell anlegen
Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest. Diese Angaben diesen dazu, in Personizer die Soll-Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu definieren.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen und klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Arbeitszeit.
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen einschränken.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Achtung: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden.
Hinweis: Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier.
Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen festlegen
Die Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen helfen dir, die gesetzlichen und betrieblichen Regelungen besser einzuhalten. Die Rahmenbedingungen ermöglichen es, Vorgaben für die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche sowie für Pausenregelungen festzulegen.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Unternehmen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Arbeitszeit. Hier findest du den Bereich Rahmenbedingungen für Arbeitszeit und Pausen.
Wir stellen dir hier einige Vorlagen zur Verfügung, die du verwenden kannst. Zusätzlich zu den Vorlagen kannst du auch neue Rahmenbedingungen anlegen.
Mit einem Klick auf den Button Rahmenbedingung zuweisen kannst du deinen Mitarbeitenden die passenden Rahmenbedingungen zuweisen.
Hinweis: Verstöße gegen die Rahmenbedingungen werden in den Stundenzetteln mit entsprechenden Symbolen dargestellt.
Erfahre hier, wie du den automatischen Pausenabzug für deine Mitarbeitenden aktivieren kannst.
Zeitlabel anlegen
Zeitlabel ermöglichen es Unternehmen, nicht nur die allgemeine Arbeitszeit zu verfolgen, sondern auch die Arbeitszeit für bestimmte Labels zu messen und auszuwerten. Zum Beispiel kann auf diese Weise die investierte Arbeitszeit für ein spezifisches Projekt individuell erfasst und analysiert werden. Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Um ein Zeitlabel anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Unternehmen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitlabel.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zeitlabel hinzufügen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Zeitlabel erstellt werden kann. Gib im Eingabefeld unter Name des Zeitlabels einen Namen für dein Label ein und füge anschließend unter Zugewiesene Teams die entsprechenden Teams hinzu.
Klicke anschließend auf Speichern, um dein Zeitlabel zu erstellen.
Wenn du ein Zeitlabel bearbeiten möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Zeitlabel, um es zu bearbeiten.
Verwende die Schaltfläche Status, um das Zeitlabel vorübergehend zu archivieren oder um es erneut zu aktivieren.
Speichere dann deine Änderungen, indem du auf Speichern klickst.
Wenn du das Zeitlabel dauerhaft löschen möchtest, klicke auf Zeitlabel löschen.
Personalakte einrichten
Personaldaten einpflegen
Klicke dazu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Mitarbeitende.
Es öffnen sich deine Einstellungen mit einer Liste aller Mitarbeitenden. Klicke nun auf das Profilbild der Person, dessen Personalakte du bearbeiten möchtest.
Es öffnet sich die Personalakte der Person.
Klicke auf Kontakt und trage die Kontakdaten der Person ein.
Klicke auf Gehalt und gib die Gehaltsinformationen der Person ein. Wie du die Zahlungsarten hinterlegen kannst, erfährst du im nächsten Schritt.
Klicke auf Interne Notizen, wenn es Notizen gibt, die du zu dieser Personalakte hinzufügen möchtest. Die Notizen sind nur für dich und andere Admins sichtbar.
Klicke auf Eigene Datenfelder, wenn du Informationen zu dieser Personalakte hinzufügen möchtest, für die es kein vordefiniertes Datenfeld gibt. Das können beispielsweise Essensunverträglichkeiten sein.
Zahlungsarten anlegen
Mit den Zahlungsarten kannst du die notwendigen Kategorien für die Struktur der Gehälter der Mitarbeitenden in der Personizer Personalakte anlegen.
Klicke dazu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Unternehmen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zahlungsarten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zahlungsart hinzufügen.
Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du die Zahlungsart erstellen kannst. Gib im Eingabefeld unter Name der Zahlungsart einen passenden Namen ein und konfiguriere anschließend die folgenden Informationen.
Klicke abschließend auf Speichern, um die neue Zahlungsart zu erstellen.
Aktualisiert am: 10/03/2025
Danke!