Leitfaden für Benutzer
Dieser Starter Guide soll Mitarbeitenden helfen, sich schnell in Personizer zurechtzufinden und alle wichtigen Funktionen kennen zu lernen.
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
Es gibt 2 verschiedene Anmeldemöglichkeiten:
Dein Account wurde mit einer E-Mail-Adresse verknüpft:
Du hast eine E-Mail mit einem Zugangslink erhalten. Klicke auf Jetzt Einloggen.
Dein Account wurde bestätigt. Entscheide dich jetzt für ein sicheres Passwort für deinen Personizer Account.
Dein Account wurde ohne E-Mail-Adresse erstellt:
Deinem Account wurden Zugangsdaten hinzugefügt. Melde dich beim Login mit deinen Zugangsdaten an.
Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.
Übersicht
Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.
Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.
Kontakt
Hier findest du deine Kontaktunterlagen. Hier siehst du:
deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.
Hinweis: Deinen Notfallkontakt kannst du als Nutzer bearbeiten, die anderen Daten werden in der Personalakte von deinem Admin bearbeitet.
Profileinstellungen
Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail und Slack.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.
Integrationen
Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und einen Personizer-Service für Slack an.
Personizer bietet die Möglichkeit, Ereignisse in der Kalender-App von iOS-Geräten zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Vertrag
Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.
In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest.
Benutzereinstellungen
Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.
Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst bestätigen kannst.
In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Helpdesk.
Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür oben rechts auf Support.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.
Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.
Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:
Personizer App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.
Slack Integration: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier.
Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.
Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.
Klicke in der linken Navigationsleiste Unter Abwesenheit auf Dashboard.
Auf dem Dashboard für Abwesenheiten kannst du auf den ersten Blick alles rund um deine Abwesenheitsplanung sehen:
- Die Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen.
- Deine verbleibenden Urlaubstage.
- Die Urlaubstage, die schon freigegeben wurden.
- Die Arbeitstage, die du im Homeoffice gearbeitet hast (sehr hilfreich für die Steuererklärung).
- Deine offenen Anfragen auf Abwesenheiten.
- Eine Kalenderübersicht mit deinen Abwesenheiten für den aktuellen Monat.
- Eine schnelle Option um neue Abwesenheiten zu beantragen.
Du kannst über das Dashboard deine Abwesenheiten beantragen, dafür hast du zwei Optionen:
Über die Kalenderübersicht:
Klicke auf ein Datum und wähle aus, ob du eine Abwesenheit oder eine Krankheit beantragen möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine Abwesenheit bearbeiten. Klicke abschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Über die Schaltfläche unten rechts:
Unten rechts auf deinem Dashboard findest du Schnelle Abwesenheit eintragen.
Gib alle Informationen ein und klicke auf Beantragen. Wenn du auf Mehr Optionen klickst, öffnet sich ein neues Fenster, wie bei der Kalenderübersicht.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Klicke in der linken Navigationsfläche auf Übersicht. Hier findest du eine Übersicht über deine Abwesenheiten und eine Übersicht zu den Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen. Du kannst dich bei der Ansicht zwischen einer Listenansicht und einer Kalenderansicht entscheiden. Die Farbaufteilung im Kalender beschreibt die Abwesenheitsart, um die es sich handelt. Unter dem Kalender findest du eine Legende mit mehr Informationen dazu.
Hier findest du die Übersicht deiner Abwesenheiten für ein ganzes Kalenderjahr. Du kannst deine eingetragenen Abwesenheiten einsehen, stornieren und neue Abwesenheiten beantragen.
Du hast zwei Optionen, wie du neue Abwesenheiten beantragen kannst:
Über die Button oben rechts:
Klicke auf einen der Button oben rechts, um eine Neue Abwesenheit zu beantragen oder wenn du dich Krankmelden möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Über die Kalenderübersicht:
Klicke auf einen Kalendertag. Es erscheint eine neue Schaltfläche. Klicke auf die gewünschte Schaltfläche, um eine Abwesenheit zu beantragen oder eine Krankheit zu melden.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Du hast die Möglichkeit deine eingetragenen Abwesenheiten stornieren:
Klicke auf eine Abwesenheit im Kalender. Eine neue Schaltfläche erscheint. Klicke auf Storno.
Gib den gewünschten Zeitraum an und klicke auf Ja, stornieren.
Dein Antrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird.
Hier findest du die Übersicht der Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen. Du kannst alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen einsehen. Auch von hier aus kannst du eine neue Abwesenheit beantragen.
Abwesenheiten bestimmter Kollegen einsehen:
Nutze die Filter, um ein bestimmtes Teammitglied zu suchen.
Der Kalender erscheint. Hier kannst du die Abwesenheiten einsehen.
Eigene Abwesenheit beantragen:
Klicke auf einen der Button oben rechts, um eine Neue Abwesenheit zu beantragen oder wenn du dich Krankmelden möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Anträge. Hier kannst du den Status deiner Anträge einsehen. Du kannst einsehen, ob deine Anträge abgelehnt wurden, freigegeben wurden oder ob sie noch offen sind. Navigiere in der horizontalen Leiste, um mehr über deine Anträge zu erfahren.
Jede Statusseite ist ähnlich aufgebaut:
Hier siehst du deine Anträge. Je nach Statusseite kannst du sehen, ob der Antrag freigegeben wurde, abgelehnt wurde oder noch offen ist. Manchmal wird eine Begründung vom Freigeber hinterlassen.
Neue Abwesenheit beantragen:
Oben rechts findest du die üblichen Schaltflächen zum Beantragen von neuen Abwesenheiten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben. Hier kannst du die Anträge deiner Kollegen und Kolleginnen freigeben oder ablehnen, wenn du dazu die Berechtigungen hast. Du kannst dabei zwischen der vollen Ansicht und einer verkürzten Ansicht entscheiden. Du hast auch die Option, nach bestimmten Teammitgliedern zu filtern.
Hier kannst du einzelne Anträge deiner Teammitglieder einsehen und bearbeiten. In der vollen Ansicht hast du eine komplette Ansicht mit allen Informationen, in der Listenansicht sind die Anträge abgekürzt. Klicke in der Listenansicht auf Details, um alle Informationen einzusehen. Zwischen den Ansichten kannst du oben Links neben der Suchfunktion wechseln.
Bei den Anträgen findest du zwei Buttons. Mit diesen kannst du bestimmen, ob du den Antrag Freigeben oder Ablehnen möchtest. Bei Ablehnung muss eine Begründung vom Freigeber hinterlassen werden.
Oben rechts findest du zwei Buttons. Du hast die Möglichkeit die Anträge als CSV Datei zu exportieren und abzuspeichern. Außerdem findest du hier einen Shortcut, um alle Anträge mit einem Klick freizugeben.
Achtung: Nicht jeder kann Anträge freigeben. Die Rechte müssen vom Admin freigeschaltet werden.
Klicke in der linken Navigationsleiste unter Zeiterfassung auf Dashboard.
Auf dem Dashboard für Zeiterfassung findest du dein Zeitkonto und eine 30-Tage Übersicht mit deinen abgeschlossenen Zeiteinträgen. Außerdem kannst du hier deine Zeiterfassung starten.
Auf dem Dashboard findest du die Personizer Stoppuhr. Hier kannst du deinen Arbeitstag starten und beenden. Klicke hierfür auf Start / Ende.
Außerdem kannst du hier deine Pausenzeit erfassen, wenn die Zeiterfassung aktiv ist. Klicke hierfür auf Pause / Stop Pause.
Achtung: Um dein Zeitkonto einzusehen, muss die Überstunden-Funktion von deinem Admin aktiviert sein.
Im Bereich der Zeiterfassung hast du die Möglichkeit, deine Zeiteinträge zu erfassen und dein Zeitkonto einzusehen.
Zeiteinträge
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Zeiterfassung und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Zeiteinträge.
Es öffnet sich eine neue Seite. Hier kannst du deine Zeiterfassung starten, Zeiteinträge nachträglich hinzufügen und bestehende Zeiteinträge bearbeiten.
Hier kannst du deine Zeiterfassung über die Personizer Stoppuhr starten / beenden und deine Pausenzeiten erfassen. Klicke auf den linken Button Start / Ende, wenn du deinen Arbeitstag beginnen oder beenden möchtest. Klicke auf den rechten Button Pause / Stop Pause, wenn du deine Pausenzeiten erfassen möchtest.
Unter der Personizer Stoppuhr findest du eine weitere Fläche. Hier kannst du Zeiteinträge nachträglich hinzufügen oder bestehende Zeiteinträge bearbeiten. Klicke für einen neuen Zeiteintrag auf Zeiteintrag hinzufügen. Wenn du einen bestehenden Zeiteintrag bearbeiten möchtest, klicke auf das Stift-Symbol.
Rechts findest du eine Übersicht über deine vergangenen Arbeitstage. Du kannst zwischen einer Listenansicht, Monatsansicht, Wochenansicht oder einer Tagesansicht wechseln. Innerhalb der Ansichten kannst du auf deine Zeiteinträge klicken und diese bearbeiten.
Achtung: Das Bearbeiten von Zeiteinträgen kann vom Admin deaktiviert werden!
In deinen Zeiteinträgen hast du die Möglichkeit einzelne Arbeitsabläufe mit Zeitlabels zu versehen. Mehr über Zeitlabels erfährst du hier.
Zeitkonto
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Zeiterfassung und anschließend in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitkonto.
An dieser Stelle kannst du einen Blick auf dein Zeitkonto werfen und sämtliche Veränderungen daran einsehen.
Hinweis: Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, dann klicke hier.
Im Bereich Stundenzettel findest du eine Auflistung all deiner Stundenzettel. Dein Stundenzettel enthält alle Arbeits- und Pausenzeiten für eine Woche. Nach Ablauf der Woche kannst du den Stundenzettel einreichen und von deinem Freigeber oder deiner Freigeberin genehmigen lassen. Die erfassten Arbeitsstunden und Pausen werden auf deinem Zeitkonto verbucht, das deine Überstunden und Minusstunden ermittelt. Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, kannst du dies hier nachlesen.
Achtung: Nach der Genehmigung vom Freigebenden, kannst du die erfassten Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten!
Stundenzettel einreichen
Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.
Klicke auf die Pfeile, wenn du deine geleisteten Stunden einsehen möchtest. Bei einem abgelehnten Stundenzettel findest du hier die Begründung.
Klicke auf Einreichen, wenn du einzelne Stundenzettel einreichen möchtest.
oder
Alternativ kannst du hier mehrere oder alle Stundenzettel auswählen und mit dem Button Ausgewählte einreichen gesammelt einreichen. Dabei kannst du mit Hilfe der Checkboxen links die Stundenzettel auswählen.
Dein Stundenzettel wurde eingereicht. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird.
Nachdem ein Stundenzettel zur Freigabe eingereicht wurde, erscheint ein Sanduhr-Symbol neben dem eingereichten Stundenzettel, bis er genehmigt wird.
Falls dein Stundenzettel abgelehnt wurde und du erfahren möchtest, was du in diesem Fall tun kannst, klicke bitte hier.
Im Bereich der Freigaben hast du die Möglichkeit, die von deinen Mitarbeitenden eingereichten Stundenzettel entweder zu genehmigen oder mit einer Begründung abzulehnen.
Achtung: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn der Administrator die die Berechtigung "Arbeitszeiten für andere eintragen" zugewiesen hat.
Antrag genehmigen:
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben.
Klicke bei einem Benutzer auf die Pfeile, wenn du die Details der Stundenzettel einsehen möchtest. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.
Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.
Wähle die Anträge aus, die du genehmigen möchtest. Du kannst auch alle Anträge für eine gesamte Woche auswählen.
Mit einem Klick auf Ausgewählte freigeben, genehmigst du die ausgewählten Anträge.
Alternativ kannst du auch alle offenen Anträge mit einem Klick auf Alle freigeben genehmigen.
Klicke hier, wenn du erfahren möchtest, wie du Anträge ablehnen kannst.
Reports
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Reports und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste im Bereich Reports. Hier kannst du alle deine Arbeitsnachweise einsehen und als Datei exportieren.
Mit der Filterfunktion kannst du auswählen für welchen Zeitraum du einen Report erstellen möchtest.
Unten findest du deinen Report als Tabelle. Hier kannst du deine Arbeitsstunden und deine Pausenzeiten einsehen.
Klicke auf den Button Exportieren, wenn du deinen Report als CSV-Datei exportieren möchtest.
Stundenzettel Reports
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Reports und in der horizontalen Navigationsleiste auf den Bereich Stundenzettel-Reports.
Mit der Filterfunktion kannst du auswählen, für welchen Zeitraum du einen Stundenzettel-Report erstellen möchtest.
Unten findest du eine Übersicht der genehmigten Stundenzettel. Hier kannst du einsehen, ob alle Daten richtig sind.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir bei der Einrichtung von Personizer geholfen hat. Wenn du noch weitere Fragen hast, dann kontaktiere bitte unseren Support.
Wir wünschen dir viel Spaß mit Personizer!
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
| Allgemeine Einstellungen |
|---|
| Login |
| Einrichtung deines Profils |
| Helpdesk |
| Support |
| Apps |
| Urlaubsplaner |
|---|
| Dashboard Abwesenheit |
| Übersicht |
| Anträge |
| Freigaben |
| Zeiterfassung |
|---|
| Dashboard Zeiterfassung |
| Zeiterfassung |
| Stundenzettel |
| Freigaben |
| Reports |
Allgemeine Einstellungen
Login
Es gibt 2 verschiedene Anmeldemöglichkeiten:
Dein Account wurde mit einer E-Mail-Adresse verknüpft:
Du hast eine E-Mail mit einem Zugangslink erhalten. Klicke auf Jetzt Einloggen.
Dein Account wurde bestätigt. Entscheide dich jetzt für ein sicheres Passwort für deinen Personizer Account.
Dein Account wurde ohne E-Mail-Adresse erstellt:
Deinem Account wurden Zugangsdaten hinzugefügt. Melde dich beim Login mit deinen Zugangsdaten an.
Einrichtung deines Profils
Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.
Übersicht
Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.
Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.
Kontakt
Hier findest du deine Kontaktunterlagen. Hier siehst du:
deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.
Hinweis: Deinen Notfallkontakt kannst du als Nutzer bearbeiten, die anderen Daten werden in der Personalakte von deinem Admin bearbeitet.
Profileinstellungen
Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail und Slack.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.
Integrationen
Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und einen Personizer-Service für Slack an.
Personizer bietet die Möglichkeit, Ereignisse in der Kalender-App von iOS-Geräten zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Vertrag
Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.
In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest.
Benutzereinstellungen
Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.
Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst bestätigen kannst.
Helpdesk
In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Helpdesk.
Support
Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür oben rechts auf Support.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.
Apps
Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.
Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:
Personizer App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.
Slack Integration: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier.
Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.
Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.
Urlaubsplaner
Dashboard Abwesenheit
Klicke in der linken Navigationsleiste Unter Abwesenheit auf Dashboard.
Auf dem Dashboard für Abwesenheiten kannst du auf den ersten Blick alles rund um deine Abwesenheitsplanung sehen:
- Die Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen.
- Deine verbleibenden Urlaubstage.
- Die Urlaubstage, die schon freigegeben wurden.
- Die Arbeitstage, die du im Homeoffice gearbeitet hast (sehr hilfreich für die Steuererklärung).
- Deine offenen Anfragen auf Abwesenheiten.
- Eine Kalenderübersicht mit deinen Abwesenheiten für den aktuellen Monat.
- Eine schnelle Option um neue Abwesenheiten zu beantragen.
Du kannst über das Dashboard deine Abwesenheiten beantragen, dafür hast du zwei Optionen:
Über die Kalenderübersicht:
Klicke auf ein Datum und wähle aus, ob du eine Abwesenheit oder eine Krankheit beantragen möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine Abwesenheit bearbeiten. Klicke abschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Über die Schaltfläche unten rechts:
Unten rechts auf deinem Dashboard findest du Schnelle Abwesenheit eintragen.
Gib alle Informationen ein und klicke auf Beantragen. Wenn du auf Mehr Optionen klickst, öffnet sich ein neues Fenster, wie bei der Kalenderübersicht.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Übersicht
Klicke in der linken Navigationsfläche auf Übersicht. Hier findest du eine Übersicht über deine Abwesenheiten und eine Übersicht zu den Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen. Du kannst dich bei der Ansicht zwischen einer Listenansicht und einer Kalenderansicht entscheiden. Die Farbaufteilung im Kalender beschreibt die Abwesenheitsart, um die es sich handelt. Unter dem Kalender findest du eine Legende mit mehr Informationen dazu.
Meine Übersicht
Hier findest du die Übersicht deiner Abwesenheiten für ein ganzes Kalenderjahr. Du kannst deine eingetragenen Abwesenheiten einsehen, stornieren und neue Abwesenheiten beantragen.
Du hast zwei Optionen, wie du neue Abwesenheiten beantragen kannst:
Über die Button oben rechts:
Klicke auf einen der Button oben rechts, um eine Neue Abwesenheit zu beantragen oder wenn du dich Krankmelden möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Über die Kalenderübersicht:
Klicke auf einen Kalendertag. Es erscheint eine neue Schaltfläche. Klicke auf die gewünschte Schaltfläche, um eine Abwesenheit zu beantragen oder eine Krankheit zu melden.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Du hast die Möglichkeit deine eingetragenen Abwesenheiten stornieren:
Klicke auf eine Abwesenheit im Kalender. Eine neue Schaltfläche erscheint. Klicke auf Storno.
Gib den gewünschten Zeitraum an und klicke auf Ja, stornieren.
Dein Antrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird.
Meine Kollegen
Hier findest du die Übersicht der Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen. Du kannst alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen einsehen. Auch von hier aus kannst du eine neue Abwesenheit beantragen.
Abwesenheiten bestimmter Kollegen einsehen:
Nutze die Filter, um ein bestimmtes Teammitglied zu suchen.
Der Kalender erscheint. Hier kannst du die Abwesenheiten einsehen.
Eigene Abwesenheit beantragen:
Klicke auf einen der Button oben rechts, um eine Neue Abwesenheit zu beantragen oder wenn du dich Krankmelden möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Dein Abwesenheitsantrag wurde abgeschickt. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird. Bei Krankheit musst du nicht auf eine Genehmigung warten.
Anträge
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Anträge. Hier kannst du den Status deiner Anträge einsehen. Du kannst einsehen, ob deine Anträge abgelehnt wurden, freigegeben wurden oder ob sie noch offen sind. Navigiere in der horizontalen Leiste, um mehr über deine Anträge zu erfahren.
Jede Statusseite ist ähnlich aufgebaut:
Hier siehst du deine Anträge. Je nach Statusseite kannst du sehen, ob der Antrag freigegeben wurde, abgelehnt wurde oder noch offen ist. Manchmal wird eine Begründung vom Freigeber hinterlassen.
Neue Abwesenheit beantragen:
Oben rechts findest du die üblichen Schaltflächen zum Beantragen von neuen Abwesenheiten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.
Freigaben
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben. Hier kannst du die Anträge deiner Kollegen und Kolleginnen freigeben oder ablehnen, wenn du dazu die Berechtigungen hast. Du kannst dabei zwischen der vollen Ansicht und einer verkürzten Ansicht entscheiden. Du hast auch die Option, nach bestimmten Teammitgliedern zu filtern.
Hier kannst du einzelne Anträge deiner Teammitglieder einsehen und bearbeiten. In der vollen Ansicht hast du eine komplette Ansicht mit allen Informationen, in der Listenansicht sind die Anträge abgekürzt. Klicke in der Listenansicht auf Details, um alle Informationen einzusehen. Zwischen den Ansichten kannst du oben Links neben der Suchfunktion wechseln.
Bei den Anträgen findest du zwei Buttons. Mit diesen kannst du bestimmen, ob du den Antrag Freigeben oder Ablehnen möchtest. Bei Ablehnung muss eine Begründung vom Freigeber hinterlassen werden.
Oben rechts findest du zwei Buttons. Du hast die Möglichkeit die Anträge als CSV Datei zu exportieren und abzuspeichern. Außerdem findest du hier einen Shortcut, um alle Anträge mit einem Klick freizugeben.
Achtung: Nicht jeder kann Anträge freigeben. Die Rechte müssen vom Admin freigeschaltet werden.
Zeiterfassung
Dashboard Zeiterfassung
Klicke in der linken Navigationsleiste unter Zeiterfassung auf Dashboard.
Auf dem Dashboard für Zeiterfassung findest du dein Zeitkonto und eine 30-Tage Übersicht mit deinen abgeschlossenen Zeiteinträgen. Außerdem kannst du hier deine Zeiterfassung starten.
Auf dem Dashboard findest du die Personizer Stoppuhr. Hier kannst du deinen Arbeitstag starten und beenden. Klicke hierfür auf Start / Ende.
Außerdem kannst du hier deine Pausenzeit erfassen, wenn die Zeiterfassung aktiv ist. Klicke hierfür auf Pause / Stop Pause.
Achtung: Um dein Zeitkonto einzusehen, muss die Überstunden-Funktion von deinem Admin aktiviert sein.
Zeiterfassung
Im Bereich der Zeiterfassung hast du die Möglichkeit, deine Zeiteinträge zu erfassen und dein Zeitkonto einzusehen.
Zeiteinträge
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Zeiterfassung und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Zeiteinträge.
Es öffnet sich eine neue Seite. Hier kannst du deine Zeiterfassung starten, Zeiteinträge nachträglich hinzufügen und bestehende Zeiteinträge bearbeiten.
Hier kannst du deine Zeiterfassung über die Personizer Stoppuhr starten / beenden und deine Pausenzeiten erfassen. Klicke auf den linken Button Start / Ende, wenn du deinen Arbeitstag beginnen oder beenden möchtest. Klicke auf den rechten Button Pause / Stop Pause, wenn du deine Pausenzeiten erfassen möchtest.
Unter der Personizer Stoppuhr findest du eine weitere Fläche. Hier kannst du Zeiteinträge nachträglich hinzufügen oder bestehende Zeiteinträge bearbeiten. Klicke für einen neuen Zeiteintrag auf Zeiteintrag hinzufügen. Wenn du einen bestehenden Zeiteintrag bearbeiten möchtest, klicke auf das Stift-Symbol.
Rechts findest du eine Übersicht über deine vergangenen Arbeitstage. Du kannst zwischen einer Listenansicht, Monatsansicht, Wochenansicht oder einer Tagesansicht wechseln. Innerhalb der Ansichten kannst du auf deine Zeiteinträge klicken und diese bearbeiten.
Achtung: Das Bearbeiten von Zeiteinträgen kann vom Admin deaktiviert werden!
In deinen Zeiteinträgen hast du die Möglichkeit einzelne Arbeitsabläufe mit Zeitlabels zu versehen. Mehr über Zeitlabels erfährst du hier.
Zeitkonto
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Zeiterfassung und anschließend in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitkonto.
An dieser Stelle kannst du einen Blick auf dein Zeitkonto werfen und sämtliche Veränderungen daran einsehen.
Hinweis: Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, dann klicke hier.
Stundenzettel
Im Bereich Stundenzettel findest du eine Auflistung all deiner Stundenzettel. Dein Stundenzettel enthält alle Arbeits- und Pausenzeiten für eine Woche. Nach Ablauf der Woche kannst du den Stundenzettel einreichen und von deinem Freigeber oder deiner Freigeberin genehmigen lassen. Die erfassten Arbeitsstunden und Pausen werden auf deinem Zeitkonto verbucht, das deine Überstunden und Minusstunden ermittelt. Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, kannst du dies hier nachlesen.
Achtung: Nach der Genehmigung vom Freigebenden, kannst du die erfassten Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten!
Stundenzettel einreichen
Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.
Klicke auf die Pfeile, wenn du deine geleisteten Stunden einsehen möchtest. Bei einem abgelehnten Stundenzettel findest du hier die Begründung.
Klicke auf Einreichen, wenn du einzelne Stundenzettel einreichen möchtest.
oder
Alternativ kannst du hier mehrere oder alle Stundenzettel auswählen und mit dem Button Ausgewählte einreichen gesammelt einreichen. Dabei kannst du mit Hilfe der Checkboxen links die Stundenzettel auswählen.
Dein Stundenzettel wurde eingereicht. Wenn ein Freigeber für dich eingestellt wurde, musst du darauf warten, dass dein Antrag genehmigt wird.
Nachdem ein Stundenzettel zur Freigabe eingereicht wurde, erscheint ein Sanduhr-Symbol neben dem eingereichten Stundenzettel, bis er genehmigt wird.
Falls dein Stundenzettel abgelehnt wurde und du erfahren möchtest, was du in diesem Fall tun kannst, klicke bitte hier.
Freigaben
Im Bereich der Freigaben hast du die Möglichkeit, die von deinen Mitarbeitenden eingereichten Stundenzettel entweder zu genehmigen oder mit einer Begründung abzulehnen.
Achtung: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn der Administrator die die Berechtigung "Arbeitszeiten für andere eintragen" zugewiesen hat.
Antrag genehmigen:
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben.
Klicke bei einem Benutzer auf die Pfeile, wenn du die Details der Stundenzettel einsehen möchtest. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.
Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.
Wähle die Anträge aus, die du genehmigen möchtest. Du kannst auch alle Anträge für eine gesamte Woche auswählen.
Mit einem Klick auf Ausgewählte freigeben, genehmigst du die ausgewählten Anträge.
Alternativ kannst du auch alle offenen Anträge mit einem Klick auf Alle freigeben genehmigen.
Klicke hier, wenn du erfahren möchtest, wie du Anträge ablehnen kannst.
Reports
Reports
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Reports und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste im Bereich Reports. Hier kannst du alle deine Arbeitsnachweise einsehen und als Datei exportieren.
Mit der Filterfunktion kannst du auswählen für welchen Zeitraum du einen Report erstellen möchtest.
Unten findest du deinen Report als Tabelle. Hier kannst du deine Arbeitsstunden und deine Pausenzeiten einsehen.
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Stundenzettel Reports
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Reports und in der horizontalen Navigationsleiste auf den Bereich Stundenzettel-Reports.
Mit der Filterfunktion kannst du auswählen, für welchen Zeitraum du einen Stundenzettel-Report erstellen möchtest.
Unten findest du eine Übersicht der genehmigten Stundenzettel. Hier kannst du einsehen, ob alle Daten richtig sind.
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Aktualisiert am: 24/05/2024
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