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Leitfaden für Admins

Wir zeigen dir, wie du Personizer in wenigen Schritten für dein Unternehmen startklar machen kannst:

Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:

Allgemeine Einstellungen
Einrichtung deines Profils
Helpdesk
Support
Apps


Mitarbeiter anlegen
Demo-Daten Entfernen
Schnelles Einladen von Mitarbeitenden
Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei



Admin-Funktionen
Erstellen von Benutzerrollen mit individuellen Rechten
Anlegen eigener Abwesenheitsarten
Abwesenheiten für das ganze Unternehmen eintragen
Zeitlabels anlegen
Arbeitszeitmodell anlegen
Urlaubsregelung anlegen
Überstunden-Funktion aktivieren



Allgemeine Einstellungen



Einrichtung deines Profils



Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.

Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.

Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.


Übersicht

Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.

Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.


Kontakt

Hier findest du deine Kontaktunterlagen. Hier siehst du:

deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.

Hinweis: Deinen Notfallkontakt kannst du als Nutzer bearbeiten, die anderen Daten werden in der Personalakte von deinem Admin bearbeitet.


Profileinstellungen

Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.

In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail und Slack.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.


Integrationen

Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und einen Personizer-Service für Slack an.

Personizer bietet die Möglichkeit, Ereignisse in der Kalender-App von iOS-Geräten zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.


Vertrag

Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.

In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest.


Benutzereinstellungen

Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.

Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst bestätigen kannst.


Helpdesk



In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.

Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.

Klicke anschließend auf Helpdesk.


Support



Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.

Klicke dafür oben rechts auf Support.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.


Apps



Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.

Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts

Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.

Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:

Personizer App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.

Slack Integration: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheits­anträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier.

Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.

Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.



Demo-Daten Entfernen



Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen.

Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Dashboard und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste im Admin Dashboard.

Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen.


Mitarbeiter anlegen



Schnelles Einladen von Mitarbeitenden



Um die praktischen Funktionen von Personizer gemeinsam mit deinen Teammitgliedern zu entdecken, lade zunächst deine Mitarbeitenden zu Personizer ein.

Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

Im nächsten Schritt kannst du im oberen Menü den Punkt Benutzer anklicken.

Klicke dort auf Mitarbeiter hinzufügen, wenn du Mitarbeitende einladen möchtest.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Gib alle relevanten Informationen deines Teammitglieds ein und klicke auf Einladen.

Es wird automatisch eine Einladungs-Mail an die entsprechende Person versendet. Du findest die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann dein Teammitglied Personizer verwenden.



Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei



Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden durch das Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen.

Klicke hierzu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Einstellungen.

Wähle im nächsten Schritt in der horizontalen Navigationsleiste Importieren aus.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du ein Dialogfenster, in dem du deine CSV-Datei per Drag-and-drop hinzufügen kannst.



Admin-Funktionen



Erstellen von Benutzerrollen mit individuellen Rechten



In Personizer hast du die Möglichkeit, individuelle Rollen zu erstellen. So kannst du persönlich entscheiden, wer bei der Verwendung von Personizer welche Rechte erhält. Wenn du eine eigene, neue Rolle erstellen möchtest, klicke auf Einstellungen (1). Unter Rollen (2) hast du nun die Möglichkeit eine Neue Rolle (3) zu hinterlegen.





Im neuen Fenster kannst du deiner neuen Rolle einen Namen und individuelle Rechte zuweisen. Setze hierfür entsprechende Häkchen. Bestätige deine neue Rolle anschließend mit einem Klick auf Speichern.





Erstellen eigener Abwesenheitsarten



Um eigene Abwesenheiten, wie zum Beispiel Berufsschule hinzuzufügen, klicke auf Einstellungen (1). Im nächsten Schritt kannst du unter Abwesenheitsarten (2) eine Neue Abwesenheitsart (3) hinterlegen.





Im neuen Fenster kannst du sämtliche Einstellungen für deine neue Abwesenheitsart treffen. Speichere deine Eingaben mit einem Klick auf Speichern.





Abwesenheiten für das ganze Unternehmen eintragen



In Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen eintragen – besonders praktisch für Teamevents und unternehmensweite Urlaubssperren. Klicke hierfür unter Verwaltung (1) auf Ereignisse eintragen (2). Nun kannst du sämtliche Informationen hinterlegen. Deine Eingaben speicherst du mit einem Klick auf Speichern (3).





Das Beste an der Sache? Deine Mitarbeitenden erhalten automatisch eine System-E-Mail und sind unmittelbar über die Eintragung informiert.






Zeitlabels anlegen



Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:

Um Zeitlabels anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Einstellungen (1). Danach auf den Reiter Zeiterfassungslabels (2) und anschließend auf den Button oben rechts Neues Label (3).





Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Label erstellt werden kann. Benenne dein Label im Eingabefeld Name des Labels (4) und füge anschließend unter Zugewiesene Teams (5) die dafür zugehörigen Teams hinzu. Speichere deine Änderungen mit einem Klick auf Speichern (6).




Klicke auf das Stiftsymbol in deinem Zeitlabel, wenn du dein Label bearbeiten möchtest. Nutze die Schaltfläche Status (7), um dein Zeitlabel zeitweise zu archivieren oder um es wieder zu aktivieren. Speichere deine Änderungen mit einem Klick auf Speichern (8). Klicke auf Zeiterfassungslabel löschen (9), um dein Label endgültig zu löschen.






Arbeitszeitmodell anlegen



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account

Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.

Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:

Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.

Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.

Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.

Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.

Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!



Urlaubsregelung anlegen



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleib in der horizontalen Navigationsleiste bei Account.

Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.

Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet wurden, können nicht gelöscht werden!



Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du eine neue Urlaubsregelung anlegen.

Hier kannst du die Urlaubsregelung benennen.

Hier kannst du die Bedingungen der Urlaubsregelung bestimmen.

Klicke auf Speichern, wenn du die Urlaubsregelung erstellen möchtest.



Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke hier!



Überstunden-Funktion aktivieren



Aktiviere die Überstundenerfassung für deinen Account, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.

Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

Hier findest du den Bereich Überstunden-Funktion. Du hast zwei Optionen die Überstundenerfassung zu starten.


Option 1: Sofort aktivieren

Wenn du die Überstunden-Funktion jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die Freigabe einzureichen. Beachte, dass Über- und Minusstunden aus der Zeit vor Aktivierung der Funktion manuell dem Zeitkonto hinzugefügt werden müssen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier.

Option 2: Startzeitpunkt festlegen

Falls du die Überstunden-Funktion erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Stundenzettel für die Freigabe einzureichen. Beachte, dass Über- und Minusstunden aus der Zeit vor Aktivierung der Funktion manuell dem Zeitkonto hinzugefügt werden müssen. Wie du das machen kannst, erfährst du hier.

Bevor du deine Überstunden-Funktion aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.



Weitere Informationen zu unserer Überstunden-Funktion findest du in unserem Leitfaden.

Aktualisiert am: 17/06/2024

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