Leitfaden für Admins
Wir zeigen dir, wie du Personizer in wenigen Schritten für dein Unternehmen startklar machen kannst:
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
Um dir einen Überblick über Personizer zu verschaffen, solltest du zuerst dein eigenes Profil einrichten. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.
Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.
Übersicht
Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.
Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.
Kontakt
Hier findest du deine Kontaktunterlagen. Hier siehst du:
deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.
Hinweis: Deinen Notfallkontakt kannst du als Nutzer bearbeiten, die anderen Daten werden in der Personalakte von deinem Admin bearbeitet.
Profileinstellungen
Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail und Slack.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.
Integrationen
Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und einen Personizer-Service für Slack an.
Personizer bietet die Möglichkeit, Ereignisse in der Kalender-App von iOS-Geräten zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Vertrag
Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.
In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest.
Benutzereinstellungen
Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.
Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst bestätigen kannst.
Gehalt
Hier findest du eine Übersicht über deine Gehaltsdaten. Einerseits kannst du deine Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht einsehen.
Unter Gehaltsentwicklung siehst du eine Übersicht mit einem zeitlichen Verlauf und der Zusammensetzung deiner Gehälter.*
Unter Zahlungsübersicht siehst du ähnliche Informationen in einer tabellarischen Ansicht. Auch hier findest du die aufgeschlüsselten Zahlenwerte deines Gehalts.*
Weitere nützliche Informationen findest du ebenfalls, wenn du auf dein Profil-Icon klickst. Hierüber gelangst du zum Beispiel zum Helpdesk und dem Support oder findest unsere Schnittstellen zu verschiedenen Apps.
In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Helpdesk.
Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür oben rechts auf Support.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.
Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.
Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:
Personizer App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.
Slack Integration: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier.
Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.
Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.
Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen.
Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Dashboard und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste im Admin Dashboard.
Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen.
Die folgenden Abschnitte sollen dir zeigen, wie du Schritt für Schritt deine Informationen zur Organisation einrichten kannst. Dabei beginnen wir und zeigen dir, wie du Unternehmen, Team und Benutzer zu deinem Account hinzufügen kannst.
Als ersten Schritt solltest du dein Unternehmen anlegen. Klicke dafür im Adminbereich auf Einstellungen in der linken Navigationsleiste.
Klicke anschließend in der oberen Navigationsleiste auf Unternehmen.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste mit deinem Unternehmen findest.
Klicke auf das Stift-Symbol und bearbeite das Unternehmen, um deine individuellen Einstellungen zu übernehmen. Klicke abschließend auf Speichern.
Um weitere Unternehmen hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Unternehmen hinzufügen.
Nach dem Klicken auf Unternehmen hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für dein neues Unternehmen eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Speichern klickst.
Der zweite Schritt ist, die Teams anzulegen. Klicke dafür im Adminbereich auf Einstellungen in der linken Navigationsleiste.
Klicke anschließend in der oberen Navigationsleiste auf Teams.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste deiner hinterlegten Teams findest.
Klicke auf das Stift-Symbol und bearbeite das Team, um deine individuellen Einstellungen zu übernehmen. Klicke abschließend auf Speichern.
Um neue Teams hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Team hinzufügen.
Nach dem Klicken auf Team hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für dein neues Team eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Speichern klickst.
Als dritten Schritt empfehlen wir, die Mitarbeitenden anzulegen. Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Im nächsten Schritt kannst du im oberen Menü den Punkt Benutzer anklicken.
Klicke dort auf Mitarbeiter hinzufügen, wenn du Mitarbeitende einladen möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Gib alle relevanten Informationen deines Teammitglieds ein und klicke auf Einladen.
Es wird automatisch eine Einladungs-Mail an die entsprechende Person versendet. Du findest die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann dein Teammitglied Personizer verwenden.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden dem richtigen Team zugeordnet sind.
Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden durch das Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen.
Klicke hierzu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Einstellungen.
Wähle im nächsten Schritt in der horizontalen Navigationsleiste Importieren aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du ein Dialogfenster, in dem du deine CSV-Datei per Drag-and-drop hinzufügen kannst.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden einem Team zugeordnet sind.
In Personizer kannst du ganz einfach individuelle Rollen erstellen und so gezielt festlegen, welche Berechtigungen verschiedene Nutzer haben.
Um eine eigene Rolle zu erstellen, wähle im linken Menü den Punkt Einstellungen aus.
In der oberen Navigationsleiste findest du jetzt verschiedene Optionen. Klicke auf Rollen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Hier kannst du eine neue Rolle hinzufügen, indem du oben rechts auf Rolle hinzufügen klickst.
Ein weiteres Fenster erscheint, in dem du der neuen Rolle einen Namen geben und spezifische Rechte zuweisen kannst. Setze dafür einfach die entsprechenden Häkchen. Abschließend speicherst du die Rolle durch einen Klick auf Speichern.
In den Benutzereinstellungen kannst du die erstellte Rolle jetzt den jeweiligen Mitarbeitenden zuweisen.
Du kannst ganz einfach eigene Abwesenheitsarten für deine Firma anlegen.
Klicke zunächst auf Einstellungen in der linken Navigationsleiste im Adminbereich.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke nun auf Abwesenheitsarten in der oberen Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, hier findest alle hinterlegten Abwesenheitsarten. Klicke oben rechts auf den Button Neue Abwesenheitsart.
Es öffnet sich ein neues Menü. Fülle nun alle relevanten Felder aus und beende deine Eingabe mit einem Klick auf Speichern.
Nachdem du alle Schritte abgeschlossen hast, findest du die neue Abwesenheitsart in der Übersicht.
Mit Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen erfassen – ideal für Teamevents oder Urlaubssperren.
Wähle dazu im linken Menü den Punkt Verwaltung aus.
Klicke danach in der oberen Navigationsleiste auf Ereignisse eintragen.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du alle relevanten Informationen eingeben kannst. Speichere deine Eintragungen mit einem Klick auf Speichern.
Alle Mitarbeitenden werden automatisch per System-E-Mail benachrichtigt und sind somit direkt informiert.
Zeitlabels ermöglichen es Unternehmen, nicht nur die allgemeine Arbeitszeit zu verfolgen, sondern auch die Arbeitszeit für bestimmte Labels zu messen und auszuwerten. Zum Beispiel kann auf diese Weise die investierte Arbeitszeit für ein spezifisches Projekt individuell erfasst und analysiert werden. Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Um ein Zeitlabel anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Einstellungen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitlabel.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zeitlabel hinzufügen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Zeitlabel erstellt werden kann. Gib im Eingabefeld unter Name des Zeitlabels einen Namen für dein Label ein und füge anschließend unter Zugewiesene Teams die entsprechenden Teams hinzu.
Klicke anschließend auf Speichern, um dein Zeitlabel zu erstellen.
Mit den Zahlungsarten kannst du die notwendigen Kategorien für die Struktur der Gehälter der Mitarbeitenden in Personizer anlegen.
Klicke dazu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Einstellungen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zahlungsarten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zahlungsart hinzufügen.
Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du die Zahlungsart erstellen kannst. Gib im Eingabefeld unter Name der Zahlungsart einen passenden Namen ein und konfiguriere anschließend die folgenden Informationen.
Klicke abschließend auf Speichern, um die neue Zahlungsart zu erstellen.
Ein Arbeitszeitmodell ermöglicht es Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, bestimmte Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit festzulegen. In dieser Regelung werden die Arbeitstage, die Höchstgrenze für die Arbeitszeit und die Pausen- und Ruhezeiten festgelegt.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.
Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!
Eine Urlaubsregelung ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, die die Bedingungen und Regeln für den Urlaubsanspruch und die Urlaubsgewährung festlegt. Die Urlaubsregelungen in Personizer beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleib in der horizontalen Navigationsleiste bei Account.
Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.
Wichtig: Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine neue Urlaubsregelung bestimmen oder eine bestehende bearbeiten:
Hier kannst du deine Urlaubsregelung benennen.
Hier kannst du die Bedingungen deiner Urlaubsregelung bestimmen.
Klicke auf Speichern, wenn du deine Urlaubsregelung erstellen möchtest.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!
Aktiviere das Zeitkonto, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Bleib in der horizontalen Navigationsleiste auf Account. Hier findest du den Bereich Zeitkonto. Du hast zwei Optionen, die Überstundenerfassung zu starten.
Option 1: Sofort aktivieren:
Wenn du das Zeitkonto jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Anträge für die aktuelle Woche zu stellen. Allerdings können sie Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur diejenigen seit Aktivierung der Funktion.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du das Zeitkonto erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Anträge für die laufende Woche zu stellen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur diejenigen seit der Aktivierung der Funktion.
Achtung: Bevor du das Zeitkonto aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Falls deine Mitarbeitenden bei der Aktivierung bereits Über- oder Minusstunden haben und du diese nachtragen möchtest, musst du das Zeitkonto der Mitarbeitenden entsprechend anpassen. Wie das geht, erfährst du Hier.
Weitere Informationen zu unserer Überstunden-Funktion findest du in unserem Leitfaden.
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
| Allgemeine Einstellungen |
|---|
| Einrichtung deines Profils |
| Helpdesk |
| Support |
| Apps |
| Mitarbeiter anlegen |
|---|
| Demo-Daten Entfernen |
| Schnelles Einladen von Mitarbeitenden |
| Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei |
Allgemeine Einstellungen
Um dir einen Überblick über Personizer zu verschaffen, solltest du zuerst dein eigenes Profil einrichten. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.
Einrichtung deines Profils
Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Zum Profil.
Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier kannst du im oberen Bereich mit einem Klick auf den Stift dein Profilbild anpassen und im unteren Bereich zu verschiedenen Abschnitten (Übersicht, Kontakt, Profileinstellungen, Integrationen, Vertrag, Benutzereinstellungen) wechseln.
Übersicht
Hier findest du eine kurze Übersicht mit deinen persönlichen und geschäftlichen Daten zu deinem Account.
Unter den persönlichen Daten siehst du zum Beispiel, welcher Notfallkontakt angelegt wurde und kurze Informationen zu deiner Person.
Unter den geschäftlichen Daten siehst du unternehmensbezogene Informationen zu deiner Person und deinem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel deine Personalnummer und dein Arbeitszeitmodell.
Kontakt
Hier findest du deine Kontaktunterlagen. Hier siehst du:
deine geschäftlichen Daten, wie zum Beispiel deine Personalnummer, Kürzel oder deine geschäftlichen Rufnummern,
deine persönlichen Daten, wie zum Beispiel dein Geburtsdatum, Familienstand oder deine privaten Rufnummern,
deine Adresse (Privat),
deine Adresse (Geschäftlich),
und deinen Notfallkontakt.
Hinweis: Deinen Notfallkontakt kannst du als Nutzer bearbeiten, die anderen Daten werden in der Personalakte von deinem Admin bearbeitet.
Profileinstellungen
Hier kannst du deine Profileinstellungen bearbeiten, wie zum Beispiel deine persönlichen Einstellungen, deine Benachrichtigungen und dein Passwort ändern.
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du deine Spracheinstellungen, den Darkmode und Anzeigeoptionen einstellen.
Unter Benachrichtigungen kannst du festlegen, über welchen Kanal du außerhalb von Personizer benachrichtigt wirst. Du hast dabei die Optionen E-Mail und Slack.
Unter Passwort ändern kannst du dein bestehendes Passwort anpassen. Um ein starkes Passwort zu generieren, empfehlen wir Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen.
Integrationen
Hier findest du unsere verfügbaren Integrationen. Wir bieten aktuell iCalendar-Feeds und einen Personizer-Service für Slack an.
Personizer bietet die Möglichkeit, Ereignisse in der Kalender-App von iOS-Geräten zu integrieren und anzuzeigen. Dies wird über einen sogenannten iCalendar-Feed ermöglicht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Außerdem bieten wir die Möglichkeit, einen Personizer-Bot in Slack hinzuzufügen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, klicke hier.
Vertrag
Hier findest du deine eingetragenen Vertragseinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Vertragsdaten, deiner Urlaubsregelung und deiner Arbeitszeitregelung.
In deinen Vertragsdaten findest du allgemeine Informationen zu deinem Arbeitsvertrag. Hier kannst du zum Beispiel deine Berufsbezeichnung, deine Vertragslaufzeit und das Ende deiner Probezeit einsehen.
Unter Urlaubsregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Urlaubsregelungen. Diese beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Unter Arbeitszeitregelungen findest du deine eingetragenen Vertragsinformationen zum Thema Arbeitszeitregelungen. Das Arbeitszeitmodell legt die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten fest.
Benutzereinstellungen
Hier findest du deine eingetragenen Benutzereinstellungen in Personizer, einschließlich deiner Zuweisungen und Freigaben.
Unter Zuweisung kannst du einsehen, welchem Unternehmen und welchem Team du zugewiesen bist.
Unter Freigaben kannst du einsehen, welche Freigeber bei dir zugeordnet wurden oder ob du deine Freigaben selbst bestätigen kannst.
Gehalt
Hier findest du eine Übersicht über deine Gehaltsdaten. Einerseits kannst du deine Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht einsehen.
Unter Gehaltsentwicklung siehst du eine Übersicht mit einem zeitlichen Verlauf und der Zusammensetzung deiner Gehälter.*
Unter Zahlungsübersicht siehst du ähnliche Informationen in einer tabellarischen Ansicht. Auch hier findest du die aufgeschlüsselten Zahlenwerte deines Gehalts.*
Weitere nützliche Informationen findest du ebenfalls, wenn du auf dein Profil-Icon klickst. Hierüber gelangst du zum Beispiel zum Helpdesk und dem Support oder findest unsere Schnittstellen zu verschiedenen Apps.
Helpdesk
In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.
Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.
Klicke anschließend auf Helpdesk.
Support
Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.
Klicke dafür oben rechts auf Support.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.
Apps
Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden.
Klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts
Es öffnet sich eine neue Schaltfläche. Klicke auf Apps.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite mit einer Auflistung der verfügbaren Apps. Dabei hast du folgende Apps zur Auswahl:
Personizer App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.
Slack Integration: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt in Slack. Wenn du mehr über die Slack Integration erfahren möchtest, klicke hier.
Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Google Chrome Webbrowser.
Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Microsoft Edge Webbrowser.
Du wirst wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass dein Account mit Demo-Daten gefüllt ist. Wenn du Personizer für dein Unternehmen konfigurieren möchtest, solltest du zuerst die Demo-Daten entfernen.
Demo-Daten Entfernen
Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Dashboard und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste im Admin Dashboard.
Klicke anschließend im oberen Banner auf Demo-Daten entfernen.
Die folgenden Abschnitte sollen dir zeigen, wie du Schritt für Schritt deine Informationen zur Organisation einrichten kannst. Dabei beginnen wir und zeigen dir, wie du Unternehmen, Team und Benutzer zu deinem Account hinzufügen kannst.
Unternehmen anlegen
Als ersten Schritt solltest du dein Unternehmen anlegen. Klicke dafür im Adminbereich auf Einstellungen in der linken Navigationsleiste.
Klicke anschließend in der oberen Navigationsleiste auf Unternehmen.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste mit deinem Unternehmen findest.
Klicke auf das Stift-Symbol und bearbeite das Unternehmen, um deine individuellen Einstellungen zu übernehmen. Klicke abschließend auf Speichern.
Um weitere Unternehmen hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Unternehmen hinzufügen.
Nach dem Klicken auf Unternehmen hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für dein neues Unternehmen eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Speichern klickst.
Team anlegen
Der zweite Schritt ist, die Teams anzulegen. Klicke dafür im Adminbereich auf Einstellungen in der linken Navigationsleiste.
Klicke anschließend in der oberen Navigationsleiste auf Teams.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der du eine Liste deiner hinterlegten Teams findest.
Klicke auf das Stift-Symbol und bearbeite das Team, um deine individuellen Einstellungen zu übernehmen. Klicke abschließend auf Speichern.
Um neue Teams hinzuzufügen, klicke oben rechts auf Team hinzufügen.
Nach dem Klicken auf Team hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du die Daten für dein neues Team eingeben. Sobald du die Informationen eingegeben hast, bestätige deine Eingaben, indem du auf Speichern klickst.
Mitarbeiter anlegen
Schnelles Einladen von Mitarbeitenden
Als dritten Schritt empfehlen wir, die Mitarbeitenden anzulegen. Klicke dafür in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Im nächsten Schritt kannst du im oberen Menü den Punkt Benutzer anklicken.
Klicke dort auf Mitarbeiter hinzufügen, wenn du Mitarbeitende einladen möchtest.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Gib alle relevanten Informationen deines Teammitglieds ein und klicke auf Einladen.
Es wird automatisch eine Einladungs-Mail an die entsprechende Person versendet. Du findest die eingeladene Person nun in der Liste mit einem Einladung-gesendet-Symbol. Sobald die Einladung angenommen wurde, kann dein Teammitglied Personizer verwenden.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden dem richtigen Team zugeordnet sind.
Importieren von Mitarbeitenden mit CSV-Datei
Alternativ kannst du deine Mitarbeitenden durch das Hochladen einer CSV-Datei hinzufügen.
Klicke hierzu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Einstellungen.
Wähle im nächsten Schritt in der horizontalen Navigationsleiste Importieren aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du ein Dialogfenster, in dem du deine CSV-Datei per Drag-and-drop hinzufügen kannst.
Hinweis: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden einem Team zugeordnet sind.
Admin-Funktionen
Erstellen von Benutzerrollen mit individuellen Rechten
In Personizer kannst du ganz einfach individuelle Rollen erstellen und so gezielt festlegen, welche Berechtigungen verschiedene Nutzer haben.
Um eine eigene Rolle zu erstellen, wähle im linken Menü den Punkt Einstellungen aus.
In der oberen Navigationsleiste findest du jetzt verschiedene Optionen. Klicke auf Rollen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Hier kannst du eine neue Rolle hinzufügen, indem du oben rechts auf Rolle hinzufügen klickst.
Ein weiteres Fenster erscheint, in dem du der neuen Rolle einen Namen geben und spezifische Rechte zuweisen kannst. Setze dafür einfach die entsprechenden Häkchen. Abschließend speicherst du die Rolle durch einen Klick auf Speichern.
In den Benutzereinstellungen kannst du die erstellte Rolle jetzt den jeweiligen Mitarbeitenden zuweisen.
Erstellen eigener Abwesenheitsarten
Du kannst ganz einfach eigene Abwesenheitsarten für deine Firma anlegen.
Klicke zunächst auf Einstellungen in der linken Navigationsleiste im Adminbereich.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke nun auf Abwesenheitsarten in der oberen Navigationsleiste.
Es öffnet sich eine Übersicht, hier findest alle hinterlegten Abwesenheitsarten. Klicke oben rechts auf den Button Neue Abwesenheitsart.
Es öffnet sich ein neues Menü. Fülle nun alle relevanten Felder aus und beende deine Eingabe mit einem Klick auf Speichern.
Nachdem du alle Schritte abgeschlossen hast, findest du die neue Abwesenheitsart in der Übersicht.
Abwesenheiten für das ganze Unternehmen eintragen
Mit Personizer kannst du Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen erfassen – ideal für Teamevents oder Urlaubssperren.
Wähle dazu im linken Menü den Punkt Verwaltung aus.
Klicke danach in der oberen Navigationsleiste auf Ereignisse eintragen.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du alle relevanten Informationen eingeben kannst. Speichere deine Eintragungen mit einem Klick auf Speichern.
Alle Mitarbeitenden werden automatisch per System-E-Mail benachrichtigt und sind somit direkt informiert.
Zeitlabels anlegen
Zeitlabels ermöglichen es Unternehmen, nicht nur die allgemeine Arbeitszeit zu verfolgen, sondern auch die Arbeitszeit für bestimmte Labels zu messen und auszuwerten. Zum Beispiel kann auf diese Weise die investierte Arbeitszeit für ein spezifisches Projekt individuell erfasst und analysiert werden. Wenn du ein Zeitlabel erstellen möchtest, gehst du folgendermaßen vor:
Um ein Zeitlabel anzulegen, klicke in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Einstellungen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitlabel.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zeitlabel hinzufügen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Zeitlabel erstellt werden kann. Gib im Eingabefeld unter Name des Zeitlabels einen Namen für dein Label ein und füge anschließend unter Zugewiesene Teams die entsprechenden Teams hinzu.
Klicke anschließend auf Speichern, um dein Zeitlabel zu erstellen.
Zahlungsarten anlegen
Mit den Zahlungsarten kannst du die notwendigen Kategorien für die Struktur der Gehälter der Mitarbeitenden in Personizer anlegen.
Klicke dazu in der linken Navigationsleiste im Adminbereich auf Einstellungen.
Es öffnen sich deine Einstellungen. Klicke dann in der horizontalen Navigationsleiste auf Zahlungsarten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke auf Zahlungsart hinzufügen.
Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du die Zahlungsart erstellen kannst. Gib im Eingabefeld unter Name der Zahlungsart einen passenden Namen ein und konfiguriere anschließend die folgenden Informationen.
Klicke abschließend auf Speichern, um die neue Zahlungsart zu erstellen.
Arbeitszeitmodell anlegen
Ein Arbeitszeitmodell ermöglicht es Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, bestimmte Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit festzulegen. In dieser Regelung werden die Arbeitstage, die Höchstgrenze für die Arbeitszeit und die Pausen- und Ruhezeiten festgelegt.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.
Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Arbeitszeitmodelle deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!
Urlaubsregelung anlegen
Eine Urlaubsregelung ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, die die Bedingungen und Regeln für den Urlaubsanspruch und die Urlaubsgewährung festlegt. Die Urlaubsregelungen in Personizer beinhalten den jährlichen Urlaubsanspruch und den Verfall des Resturlaubs.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleib in der horizontalen Navigationsleiste bei Account.
Hier findest du die Funktion Urlaubsregelungen. Klicke auf neue Urlaubsregelung anlegen, um eine neue Urlaubsregelung zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du bestehende Urlaubsregelungen ändern.
Wichtig: Urlaubsregelungen, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine neue Urlaubsregelung bestimmen oder eine bestehende bearbeiten:
Hier kannst du deine Urlaubsregelung benennen.
Hier kannst du die Bedingungen deiner Urlaubsregelung bestimmen.
Klicke auf Speichern, wenn du deine Urlaubsregelung erstellen möchtest.
Wenn du wissen möchtest, wie du die Urlaubsregelungen deinen Mitarbeitenden zuordnen kannst, dann klicke Hier!
Zeitkonto aktivieren
Aktiviere das Zeitkonto, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Bleib in der horizontalen Navigationsleiste auf Account. Hier findest du den Bereich Zeitkonto. Du hast zwei Optionen, die Überstundenerfassung zu starten.
Option 1: Sofort aktivieren:
Wenn du das Zeitkonto jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Anträge für die aktuelle Woche zu stellen. Allerdings können sie Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur diejenigen seit Aktivierung der Funktion.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du das Zeitkonto erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Anträge für die laufende Woche zu stellen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur diejenigen seit der Aktivierung der Funktion.
Achtung: Bevor du das Zeitkonto aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Falls deine Mitarbeitenden bei der Aktivierung bereits Über- oder Minusstunden haben und du diese nachtragen möchtest, musst du das Zeitkonto der Mitarbeitenden entsprechend anpassen. Wie das geht, erfährst du Hier.
Weitere Informationen zu unserer Überstunden-Funktion findest du in unserem Leitfaden.
Aktualisiert am: 03/09/2024
Danke!