Artikel über: Personalakte

Wie exportiere ich Dokumente aus einer Personalakte?

In der Dokumentenablage findest du oben rechts den Button Exportieren mit zwei Optionen. Exportiert wird immer pro Personalakte.
Exportieren dürfen Admins sowie Personen mit den Rechten Dokumente einsehen und Dokumente verwalten.

Dateien exportieren

Öffne die Personalakte und klicke links auf Dokumente.
Setze bei Bedarf vorab einen Filter, zum Beispiel auf eine Kategorie.
Klicke oben rechts auf Exportieren und wähle Dateien exportieren.

Du erhältst ein ZIP-Archiv mit allen Dokumenten der Akte, sortiert nach Kategorien. Ein gesetzter Filter wirkt sich auf den Export aus.

Exportieren für Betriebsprüfung

Klicke oben rechts auf Exportieren und wähle Exportieren für Betriebsprüfung.
Wähle unter Dokumentenkategorien die benötigten Kategorien aus. Kategorien ohne Dokumente sind entsprechend gekennzeichnet.
Grenze unter Bezugszeitraum über Von (Jahr) und Bis (Jahr) den Zeitraum ein.
In der Vorschau siehst du, welche Dokumente der Export enthält und wie viele es sind.
Klicke auf ZIP-Export starten.

Der Dialog lässt sich für diverse Prüfungen nutzen.

Die Zuordnungstabelle

Beide Exporte enthalten eine Zuordnungstabelle als CSV mit folgenden Angaben: Dateiname, Dokument-ID, Versions-ID, Fingerprint (SHA-256), Vorname, Nachname, Personalnummer, Dokumentenkategorie, Bezugszeitraum von, Bezugszeitraum bis, Labels, Hochgeladen am, Hochgeladen von und Archiviert-Status.

Wichtig: Dokumente ohne Bezugszeitraum werden bei beiden Exporten nicht mitgenommen. Prüfe vor einem Export über den Statusfilter "Nur unvollständige Dokumente", ob noch Angaben fehlen.

Archivierte Mitarbeitende

Dokumente archivierter Mitarbeitender bleiben in der Akte erhalten und lassen sich weiterhin exportieren.

Hinweis: Jeder Export wird im Protokoll festgehalten. Weitere Informationen zum Protokoll erfährst du hier.

Aktualisiert am: 23/10/2026

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