Wie lege ich Dokumentenkategorien an?

Mit Dokumentenkategorien ordnest du die Dateien in den Personalakten. Die Kategorien gelten für den ganzen Account und werden zentral in den Unternehmenseinstellungen gepflegt.

Kategorien öffnen

1. Klicke in den Einstellungen auf Unternehmen.
2. Wechsle in den Reiter Dokumentenkategorien.

Du siehst eine Tabelle mit allen Kategorien, den zugewiesenen Unternehmen, der Anzahl der hinterlegten Dokumente und dem Status. Über die Suche findest du eine einzelne Kategorie, über Filter zeigst du zum Beispiel nur aktive Kategorien oder nur solche mit Dokumenten an.

Standard-Kategorien nutzen

Einige Kategorien sind bereits angelegt und tragen das Badge Standard, darunter Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und Bewerbungsunterlagen. Du kannst sie direkt verwenden.

Eigene Kategorie anlegen

1. Klicke oben rechts auf Dokumentenkategorie hinzufügen.
2. Trage den Namen der Kategorie ein, zum Beispiel Arbeitsvertrag oder Zeugnis.
3. Ergänze optional eine Beschreibung.
4. Wähle unter Zugewiesene Unternehmen aus, für welche Unternehmen die Kategorie gelten soll. Liegt nur ein Unternehmen im Account, bleibt es bei Alle Unternehmen.
5. Lass den Toggle Aktiv an.
6. Klicke auf Anlegen.

Kategorie bearbeiten oder deaktivieren

1. Klicke auf die Kategorie.
2. Klicke rechts auf den Stift.
3. Im Reiter Übersicht änderst du Name, Beschreibung, zugewiesene Unternehmen und Status.
4. Zum Deaktivieren schiebst du den Toggle nach links.
5. Klicke auf Speichern.

Eine deaktivierte Kategorie lässt sich keinem neuen Dokument mehr zuweisen. Bereits zugeordnete Dokumente behalten sie und bleiben filterbar.

Was mit Standard- und eigenen Kategorien möglich ist

• Standard-Kategorien kannst du deaktivieren, aber nicht umbenennen und nicht löschen.
• Eigene Kategorien kannst du umbenennen und löschen. Löschen funktioniert nur, solange kein Dokument der Kategorie zugeordnet ist.
• Gelöscht wird über das Drei-Punkte-Menü, entweder im Detailfenster der Kategorie oder rechts in der Kategorieliste.

Änderungen nachvollziehen

Jede Änderung an Name und Status steht im Reiter Protokoll der jeweiligen Kategorie, mit Datum, Uhrzeit und Person.

Aktualisiert am: 23/10/2026