Wie weise ich einem Dokument eine Kategorie und einen Bezugszeitraum zu?

Kategorie und Bezugszeitraum legst du beim Upload fest. Beides sorgt dafür, dass du Dokumente später gezielt wiederfindest und exportieren kannst.

Angaben setzen oder nachträglich ändern

Beim Upload öffnet sich für jede Datei ein Fenster mit Name, Kategorie, Bezugszeitraum und Schlagworten.
Alle vier Angaben kannst du jederzeit nachträglich ändern: Klicke dafür in der Dokumentenablage auf das jeweilige Dokument.

Bezugszeitraum: Stichtag oder Zeitraum

Beim Bezugszeitraum hast du zwei Varianten:

• Ein Stichtag, zum Beispiel „gültig ab 01.07.2026" für einen Arbeitsvertrag.
• Ein Zeitraum von bis, zum Beispiel 01.09.2026 bis 30.09.2026 für eine Gehaltsabrechnung.

Der Bezugszeitraum ist kein Pflichtfeld. Ohne Angabe wird das Dokument allerdings als unvollständig gekennzeichnet.

Wofür das wichtig ist

Der Nutzen zeigt sich, sobald jemand Unterlagen anfordert. Verlangt eine Prüfung alle Entgeltunterlagen der Jahre 2022 bis 2026, wählst du genau diese Kategorien und Jahre aus und ziehst die passenden Dateien in einem Schritt. Ohne saubere Zuordnung müsstest du jede Datei einzeln durchsehen.

Schlagworte

Schlagworte tippst du frei pro Dokument ein. Sie dienen als zusätzlicher Filter, zum Beispiel für eine Abteilung, einen Standort oder ein Projekt.

Suchen und filtern

In der Dokumentenablage stehen dir drei Werkzeuge zur Verfügung:

• Suche: findet ein Dokument über den Dateinamen.
• Spalten: blendet Tabellenspalten ein und aus.
• Filter: schränkt nach Status, Schlagworten, Kategorie und Bezug ein.

Beim Status kannst du wählen zwischen: Alle, Nur archivierte, Nur aktive, Nur unvollständige Dokumente, Nur vollständige Dokumente, Für MA sichtbare und Für MA unsichtbare.

Dokumente archivieren

Einzelne Dokumente lassen sich archivieren, etwa wenn der Bezugszeitraum abgelaufen ist, die Datei aber in der Akte bleiben soll. Über den Statusfilter zeigst du dir anschließend nur noch die aktiven Dokumente an.

Aktualisiert am: 23/10/2026