Wie mache ich ein Dokument für Mitarbeitende sichtbar?

Ein hochgeladenes Dokument ist zunächst nur für dich sichtbar. Die Freigabe erfolgt pro Dokument über die Spalte Leserecht.

Dokument freigeben

1. Öffne die Personalakte und klicke links auf Dokumente.
2. Setze in der Tabelle in der Spalte Leserecht den Haken beim gewünschten Dokument.
3. Bestätige den Dialog, der die Sichtbarkeit für die mitarbeitende Person abfragt.

Die Person erhält eine Benachrichtigung in der App, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail.

Freigabe wieder entziehen

Entferne den Haken in der Spalte Leserecht. Die Person hat anschließend keinen Zugriff mehr auf das Dokument. Für dich bleibt es in der Akte sichtbar.

Weiteren Personen Einsicht geben

Unterhalb der Dokumentenablage findest du den Bereich Berechtigung zur Dokumenteneinsicht. Dort trägst du einzelne Mitarbeitende oder ganze Rollen ein, die die Dokumente dieser Person einsehen dürfen, zum Beispiel eine Führungskraft.

1. Klicke im Bereich Berechtigung zur Dokumenteneinsicht auf den Stift.
2. Wähle über Suche Mitarbeitende eine Person oder über Suche Rolle eine Rolle aus.
3. Speichere die Auswahl.

Die Berechtigung gilt pro Mitarbeitendem und lässt sich nicht für alle Akten (dies wäre über eine passende Rolle möglich) auf einmal setzen. Bearbeiten dürfen sie Admins sowie Personen mit dem Recht Dokumente verwalten.

So sehen Mitarbeitende ihre Dokumente

1. Oben rechts auf das Avatar-Bild klicken und Zum Profil wählen.
2. Links unter Meine Daten auf Dokumente klicken.

Dort stehen alle freigegebenen Dokumente mit Kategorie, Bezug, Hochgeladen am, Dateigröße und Hinzugefügt von. Mitarbeitende können ihre eigenen Dokumente filtern, herunterladen und exportieren, aber keine neuen hochladen.

Aktualisiert am: 23/10/2026