Leitfaden für das Zeitkonto
Personizer: Urlaubsplanung und Zeiterfassung für dein Unternehmen
In diesem Artikel erklären wir dir alles rund um das Zeitkonto von Personizer.
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
Ein Zeitkonto ist eine Art von Arbeitszeitmodell, das es Arbeitnehmenden ermöglicht, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten und Überstunden anzusammeln. Statt Überstunden sofort auszuzahlen, werden sie auf einem Zeitkonto gesammelt, das die Arbeitnehmenden später für Freizeit oder als Ausgleich für andere Arbeitszeiten verwenden können. Das Zeitkonto ermöglicht somit eine bessere Balance zwischen Arbeit und Freizeit und eine individuelle Anpassung der Arbeitszeit an die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden.
Bei Personizer visualisieren wir dein Zeitkonto als Tachometer. Auf diesem Tachometer kannst du leicht ablesen, wie viele Überstunden oder Minusstunden du hast und ab welchem Punkt diese in einen kritischen Bereich geraten. Dein Zeitkonto wird automatisch aktualisiert, sobald dein Studentenzettel genehmigt wurde.
Aktiviere das Zeitkonto, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Bleib in der horizontalen Navigationsleiste auf Account. Hier findest du den Bereich Zeitkonto. Du hast zwei Optionen, die Überstundenerfassung zu starten.
Option 1: Sofort aktivieren:
Wenn du das Zeitkonto jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Anträge für die aktuelle Woche zu stellen. Allerdings können sie Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur diejenigen seit Aktivierung der Funktion.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du das Zeitkonto erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Anträge für die laufende Woche zu stellen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur diejenigen seit der Aktivierung der Funktion.
Achtung: Bevor du das Zeitkonto aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Ein Arbeitszeitmodell ermöglicht es Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, bestimmte Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit festzulegen. In dieser Regelung werden die Arbeitstage, die Höchstgrenze für die Arbeitszeit und die Pausen- und Ruhezeiten festgelegt.
Ein Beispiel dafür, wann du ein Arbeitszeitmodell anlegen könntest:
Moni ist eine frischgebackene Mutter und arbeitet als Büroangestellte in einem Unternehmen. Sie möchte ihre Arbeitszeit reduzieren, um mehr Zeit mit ihrem Kind verbringen zu können. Nach einem Gespräch mit ihrem Arbeitgeber vereinbaren sie gemeinsam ein Arbeitszeitmodell:
Dieses Modell sieht vor, dass Moni ihre wöchentliche Arbeitszeit von 40 auf 20 Stunden reduziert und regelmäßige Pausen einlegt, um sich zu erholen. Die Arbeitszeiten sind so festgelegt, dass sie ihr Kind um 14 Uhr aus der Kita abholen kann. Daher arbeitet Moni von Montag bis Donnerstag jeweils 5 Stunden mit einer Pausenzeit von mindestens 30 Minuten.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer ein Arbeitszeitmodell anlegen kannst.
Achtung: Nur Benutzer mit Administratorenrechte können ein Arbeitszeitmodell anlegen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.
Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du deinen Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zuordnen kannst.
Achtung: Nur Benutzer mit Administratorenrechte können ein Arbeitszeitmodell zuordnen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.
Suche den gewünschten Benutzer (nutze ggf. die Filterfunktion), und klicke in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte.
Es erscheint die Option Benutzer bearbeiten – klicke darauf. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die individuellen Einstellungen für den Benutzer vornehmen kannst.
Navigiere nach unten zum Abschnitt Arbeitszeitmodelle und wähle Arbeitszeitmodell bearbeiten. Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du das Arbeitszeitmodell für den Benutzer anpassen kannst.
Wähle das passende Arbeitszeitmodell aus und bestimme ggf. einen Startzeitpunkt.
Falls kein geeignetes Arbeitszeitmodell vorhanden ist, erstelle ein neues, indem du auf Neues Arbeitszeitmodell klickst.
Um deine Änderungen zu übernehmen, klicke auf Anwenden.
Speichere abschließend deine Einstellungen mit einem Klick auf Speichern.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer das Zeitkonto von Mitarbeitenden anpassen kannst. Diese Funktion kannst du zum Beispiel nutzen, wenn ein Benutzer seine Zeiten fehlerhaft erfasst hat und um eine Korrektur seines Zeitkontos bittet, da er nicht die Berechtigung dafür hat. Dabei zeigen wir dir zwei Optionen.
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können ein Zeitkonto anpassen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Option 1: Mitarbeiter Zeitkonto bearbeiten
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Verwaltung.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Mitarbeiter Zeitkonto bearbeiten.
Suche mit der Suchfunktion nach einem bestimmten Mitarbeitenden. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du das Zeitkonto für diesen Benutzer sowie eine Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen am Zeitkonto.
Klicke auf Zeitkonto anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du das Zeitkonto anpassen.
Trage die gewünschten Korrekturen für dieses Zeitkonto ein.
Klicke auf Zeitkonto anpassen, wenn du deine Korrekturen speichern möchtest.
Option 2: Benutzereinstellungen bearbeiten
Alternativ kannst du auch wie folgt vorgehen:
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.
Klicke in der Spalte Aktionen auf folgendes Symbol ⁝ . Die Suchfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.
Klicke auf Benutzer bearbeiten. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du die individuellen Einstellungen für diesen Benutzer.
Wenn du nach unten scrollst, findest du hier den Abschnitt Anpassungen des Zeitkontos. Klicke auf Zeitkonto anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du das Zeitkonto anpassen.
Trage die gewünschten Korrekturen für dieses Zeitkonto ein.
Klicke auf Zeitkonto anpassen, wenn du deine Korrekturen speichern möchtest.
Klicke abschließend auf Speichern.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer deinen Stundenzettel einreichen kannst:
Achtung: Nach der Genehmigung vom Freigeber, kannst du die erfassten Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten!
Dein Stundenzettel erfasst alle Arbeits- und Pausenzeiten für eine Woche. Nach Ablauf der Woche kannst du den Stundenzettel einreichen und von deinem Freigeber oder deiner Freigeberin genehmigen lassen. Die erfassten Arbeitsstunden und Pausen werden auf deinem Zeitkonto verbucht, das deine Überstunden und Minusstunden ermittelt. Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, kannst du dies Hier nachlesen.
Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.
Hinweis: Falls das Zeitkonto nicht aktiviert wurde, ist diese Funktion nicht verfügbar und muss von einem Administrator freigeschaltet werden.
Klicke rechts auf die Pfeile, um deine geleisteten Stunden einzusehen. Wenn dein Stundenzettel abgelehnt wurde, findest du auch hier eine Notiz, die den Grund für die Ablehnung erklärt.
Klicke auf Einreichen, wenn du einzelne Stundenzettel einreichen möchtest. Alternativ kannst du hier mehrere oder alle Stundenzettel auswählen und mit dem Button Ausgewählte einreichen gesammelt einreichen.
Nachdem ein Stundenzettel eingereicht wurde, erscheint ein Sanduhr-Symbol neben dem eingereichten Stundenzettel. Wenn dein Stundenzettel abgelehnt wurde, ändert sich das Symbol in ein Abgelehnt-Symbol. Sobald er freigegeben wurde, verschwindet er und ist nicht mehr sichtbar. Die geleisteten Stunden werden auf das Zeitkonto verbucht.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer Stundenzettel genehmigen kannst:
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Stundenzettel genehmigen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben im Bereich der Zeiterfassung.
Hinweis: Diese Funktion wird nur angezeigt, wenn dein Account über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Klicke bei einem Stundenzettel rechts auf die Pfeile, um die Details der Stundenzettel einzusehen. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche nach bestimmten Benutzern helfen.
Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.
Wähle die Anträge aus, die du genehmigen möchtest. Du kannst auch alle Anträge für eine gesamte Woche auswählen.
Mit einem Klick auf Ausgewählte freigeben, genehmigst du die ausgewählten Anträge. Alternativ kannst du auch alle offenen Anträge mit einem Klick auf Alle freigeben genehmigen.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer Stundenzettel ablehnen kannst:
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Stundenzettel ablehnen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben im Bereich der Zeiterfassung.
Hinweis: Diese Funktion wird nur angezeigt, wenn dein Account über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Klicke bei einem Stundenzettel rechts auf die Pfeile, um die Details der Stundenzettel einzusehen. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche nach bestimmten Benutzern helfen.
Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.
Wähle den Antrag aus, den du ablehnen möchtest, und klicke auf Ablehnen.
Achtung: Wenn du einen Antrag ablehnst, musst du eine Begründung angeben!
Trage in das Textfeld die Begründung für die Ablehnung des Stundenzettels ein.
Klicke abschließend auf Ablehnen.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, was passiert, wenn dein Stundenzettel nicht genehmigt wird.
Hinweis: Wenn dein Stundenzettel nicht genehmigt wurde, erscheint dieser wieder unter Stundenzettel.
Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.
Durch das Abgelehnt-Symbol am Anfang des Stundenzettels kannst du erkennen, ob ein Stundenzettel abgelehnt wurde. Zuvor war nach Einreichen des Stundenzettels hier ein Sanduhr-Symbol zu sehen.
Klicke rechts auf die Pfeile, um deine geleisteten Stunden einzusehen. Wenn dein Stundenzettel abgelehnt wurde, findest du hier eine Notiz, die den Grund für die Ablehnung erklärt.
Überprüfe anschließend deine Zeiteinträge auf Fehler. Klicke auf einen Zeiteintrag, um ihn zu korrigieren.
Achtung: Die Bearbeitung von vergangenen Zeiteinträgen kann deaktiviert sein. Wenn du diesen selbst nicht korrigieren kannst, informiere einen Account-Admin über deinen fehlerhaften Zeiteintrag und bitte ihn um Korrektur.
Es öffnet sich ein neues Fenster. In dieser Ansicht kannst du deine fehlerhaften Zeiteinträge anpassen. Wenn du dabei Hilfe benötigst, klicke Hier.
Sobald du deinen Stundenzettel korrigiert hast, musst du ihn erneut zur Freigabe einreichen.
Im folgenden Abschnitt erklären wir dir, wie du in Personizer die Überstunden und Minusstunden deiner Mitarbeitenden einsehen kannst:
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können auf ein Zeitkonto zugreifen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.
In der Tabelle findest du in der Spalte Zeitkonto das Zeitkonto des Benutzers, hier kannst du die aktuellen Über- und Minusstunden deiner Mitarbeitenden einsehen. Klicke auf das Zeitkonto-Symbol, wenn du mehr über Veränderungen innerhalb des Zeitkontos erfahren möchtest.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer deine Überstunden aus deinem Zeitkonto abbauen kannst.
Wenn du deine Überstunden in Freizeit umwandeln möchtest, gibt es zwei Optionen:
Überstundenabbau über den Urlaubsplaner:
Wenn du sowohl die Zeiterfassung als auch den Urlaubsplaner von Personizer abonniert hast, kannst du von der Schnittstelle zwischen beiden Modulen profitieren. Wenn du eine Abwesenheit im Urlaubsplaner beantragst, hast du zusätzlich die Option Überstundenabbau auszuwählen. Wählst du diese Option bei deinem Abwesenheitsantrag aus, wird dir unterhalb deines Antrags eine Übersicht angezeigt. Hier siehst du die Anzahl der Überstunden auf deinem Zeitkonto sowie die Anzahl der Stunden, die von deinem Zeitkonto abgezogen werden. Wenn du wissen möchtest, wie du eine Abwesenheit beantragst, dann klicke Hier.
Zeitkonto anpassen lassen:
Falls du nur die Zeiterfassung von Personizer abonniert hast, musst du dein Zeitkonto von einem Account-Admin anpassen lassen, wenn du Überstunden abbauen möchtest. Bitte kontaktiere deinen Account-Admin und informiere diesen darüber, dass du deine Überstunden als Ausgleich für andere Arbeitszeiten nutzen möchtest. Bitte den Admin, dein Zeitkonto in Personizer entsprechend anzupassen. Wenn du wissen möchtest, wie ein Zeitkonto angepasst werden kann, dann klicke Hier.
Wenn du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest, gibt es aktuell nur eine Option:
Zeitkonto anpassen lassen:
Falls du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest, musst du dein Zeitkonto von einem Account-Admin anpassen lassen. Bitte kontaktiere deinen Account-Admin und informiere diesen darüber, dass du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest. Bitte den Admin, dein Zeitkonto in Personizer entsprechend anzupassen. Wenn du wissen möchtest, wie ein Zeitkonto angepasst werden kann, dann klicke Hier.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir bei der Einrichtung des Zeitkontos geholfen hat. Wenn du noch weitere Fragen hast, dann kontaktiere bitte unseren Support.
Wir wünschen dir viel Spaß mit Personizer!
In diesem Artikel erklären wir dir alles rund um das Zeitkonto von Personizer.
Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:
| Schritt 1: Zeitkonto aktivieren |
|---|
| Was ist ein Zeitkonto? |
| Wie aktiviere ich das Zeitkonto für meinen Account? |
| Schritt 2: Arbeitszeitmodell bestimmen |
|---|
| Was ist ein Arbeitszeitmodell? |
| Wie lege ich ein Arbeitszeitmodell an? |
| Wie ordne ich Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zu? |
| Schritt 4: Überstunden einsehen und umwandeln |
|---|
| Wo kann ich die Überstunden meiner Mitarbeitenden sehen? |
| Wie kann ich meine Überstunden abbauen? |
Zeitkonto aktivieren
Was ist ein Zeitkonto?
Ein Zeitkonto ist eine Art von Arbeitszeitmodell, das es Arbeitnehmenden ermöglicht, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten und Überstunden anzusammeln. Statt Überstunden sofort auszuzahlen, werden sie auf einem Zeitkonto gesammelt, das die Arbeitnehmenden später für Freizeit oder als Ausgleich für andere Arbeitszeiten verwenden können. Das Zeitkonto ermöglicht somit eine bessere Balance zwischen Arbeit und Freizeit und eine individuelle Anpassung der Arbeitszeit an die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden.
Bei Personizer visualisieren wir dein Zeitkonto als Tachometer. Auf diesem Tachometer kannst du leicht ablesen, wie viele Überstunden oder Minusstunden du hast und ab welchem Punkt diese in einen kritischen Bereich geraten. Dein Zeitkonto wird automatisch aktualisiert, sobald dein Studentenzettel genehmigt wurde.
Wie aktiviere ich das Zeitkonto für meinen Account?
Aktiviere das Zeitkonto, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Bleib in der horizontalen Navigationsleiste auf Account. Hier findest du den Bereich Zeitkonto. Du hast zwei Optionen, die Überstundenerfassung zu starten.
Option 1: Sofort aktivieren:
Wenn du das Zeitkonto jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Anträge für die aktuelle Woche zu stellen. Allerdings können sie Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur diejenigen seit Aktivierung der Funktion.
Option 2: Startzeitpunkt festlegen
Falls du das Zeitkonto erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Anträge für die laufende Woche zu stellen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur diejenigen seit der Aktivierung der Funktion.
Achtung: Bevor du das Zeitkonto aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.
Arbeitszeitmodell bestimmen
Was ist ein Arbeitszeitmodell?
Ein Arbeitszeitmodell ermöglicht es Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, bestimmte Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit festzulegen. In dieser Regelung werden die Arbeitstage, die Höchstgrenze für die Arbeitszeit und die Pausen- und Ruhezeiten festgelegt.
Ein Beispiel dafür, wann du ein Arbeitszeitmodell anlegen könntest:
Moni ist eine frischgebackene Mutter und arbeitet als Büroangestellte in einem Unternehmen. Sie möchte ihre Arbeitszeit reduzieren, um mehr Zeit mit ihrem Kind verbringen zu können. Nach einem Gespräch mit ihrem Arbeitgeber vereinbaren sie gemeinsam ein Arbeitszeitmodell:
Dieses Modell sieht vor, dass Moni ihre wöchentliche Arbeitszeit von 40 auf 20 Stunden reduziert und regelmäßige Pausen einlegt, um sich zu erholen. Die Arbeitszeiten sind so festgelegt, dass sie ihr Kind um 14 Uhr aus der Kita abholen kann. Daher arbeitet Moni von Montag bis Donnerstag jeweils 5 Stunden mit einer Pausenzeit von mindestens 30 Minuten.
Wie lege ich ein Arbeitszeitmodell an?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer ein Arbeitszeitmodell anlegen kannst.
Achtung: Nur Benutzer mit Administratorenrechte können ein Arbeitszeitmodell anlegen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account
Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.
Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:
Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.
Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.
Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.
Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.
Wie ordne ich Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zu?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du deinen Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zuordnen kannst.
Achtung: Nur Benutzer mit Administratorenrechte können ein Arbeitszeitmodell zuordnen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.
Suche den gewünschten Benutzer (nutze ggf. die Filterfunktion), und klicke in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte.
Es erscheint die Option Benutzer bearbeiten – klicke darauf. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die individuellen Einstellungen für den Benutzer vornehmen kannst.
Navigiere nach unten zum Abschnitt Arbeitszeitmodelle und wähle Arbeitszeitmodell bearbeiten. Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du das Arbeitszeitmodell für den Benutzer anpassen kannst.
Wähle das passende Arbeitszeitmodell aus und bestimme ggf. einen Startzeitpunkt.
Falls kein geeignetes Arbeitszeitmodell vorhanden ist, erstelle ein neues, indem du auf Neues Arbeitszeitmodell klickst.
Um deine Änderungen zu übernehmen, klicke auf Anwenden.
Speichere abschließend deine Einstellungen mit einem Klick auf Speichern.
Überstunden/Minusstunden aufbauen
Wie kann ich das Zeitkonto meiner Mitarbeitenden anpassen?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer das Zeitkonto von Mitarbeitenden anpassen kannst. Diese Funktion kannst du zum Beispiel nutzen, wenn ein Benutzer seine Zeiten fehlerhaft erfasst hat und um eine Korrektur seines Zeitkontos bittet, da er nicht die Berechtigung dafür hat. Dabei zeigen wir dir zwei Optionen.
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können ein Zeitkonto anpassen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Option 1: Mitarbeiter Zeitkonto bearbeiten
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Verwaltung.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Mitarbeiter Zeitkonto bearbeiten.
Suche mit der Suchfunktion nach einem bestimmten Mitarbeitenden. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du das Zeitkonto für diesen Benutzer sowie eine Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen am Zeitkonto.
Klicke auf Zeitkonto anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du das Zeitkonto anpassen.
Trage die gewünschten Korrekturen für dieses Zeitkonto ein.
Klicke auf Zeitkonto anpassen, wenn du deine Korrekturen speichern möchtest.
Option 2: Benutzereinstellungen bearbeiten
Alternativ kannst du auch wie folgt vorgehen:
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.
Klicke in der Spalte Aktionen auf folgendes Symbol ⁝ . Die Suchfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.
Klicke auf Benutzer bearbeiten. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du die individuellen Einstellungen für diesen Benutzer.
Wenn du nach unten scrollst, findest du hier den Abschnitt Anpassungen des Zeitkontos. Klicke auf Zeitkonto anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du das Zeitkonto anpassen.
Trage die gewünschten Korrekturen für dieses Zeitkonto ein.
Klicke auf Zeitkonto anpassen, wenn du deine Korrekturen speichern möchtest.
Klicke abschließend auf Speichern.
Wie reiche ich meine Stundenzettel für die Genehmigung ein?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer deinen Stundenzettel einreichen kannst:
Achtung: Nach der Genehmigung vom Freigeber, kannst du die erfassten Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten!
Dein Stundenzettel erfasst alle Arbeits- und Pausenzeiten für eine Woche. Nach Ablauf der Woche kannst du den Stundenzettel einreichen und von deinem Freigeber oder deiner Freigeberin genehmigen lassen. Die erfassten Arbeitsstunden und Pausen werden auf deinem Zeitkonto verbucht, das deine Überstunden und Minusstunden ermittelt. Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, kannst du dies Hier nachlesen.
Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.
Hinweis: Falls das Zeitkonto nicht aktiviert wurde, ist diese Funktion nicht verfügbar und muss von einem Administrator freigeschaltet werden.
Klicke rechts auf die Pfeile, um deine geleisteten Stunden einzusehen. Wenn dein Stundenzettel abgelehnt wurde, findest du auch hier eine Notiz, die den Grund für die Ablehnung erklärt.
Klicke auf Einreichen, wenn du einzelne Stundenzettel einreichen möchtest. Alternativ kannst du hier mehrere oder alle Stundenzettel auswählen und mit dem Button Ausgewählte einreichen gesammelt einreichen.
Nachdem ein Stundenzettel eingereicht wurde, erscheint ein Sanduhr-Symbol neben dem eingereichten Stundenzettel. Wenn dein Stundenzettel abgelehnt wurde, ändert sich das Symbol in ein Abgelehnt-Symbol. Sobald er freigegeben wurde, verschwindet er und ist nicht mehr sichtbar. Die geleisteten Stunden werden auf das Zeitkonto verbucht.
Wie genehmige ich die Stundenzettel meiner Mitarbeitenden?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer Stundenzettel genehmigen kannst:
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Stundenzettel genehmigen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben im Bereich der Zeiterfassung.
Hinweis: Diese Funktion wird nur angezeigt, wenn dein Account über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Klicke bei einem Stundenzettel rechts auf die Pfeile, um die Details der Stundenzettel einzusehen. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche nach bestimmten Benutzern helfen.
Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.
Wähle die Anträge aus, die du genehmigen möchtest. Du kannst auch alle Anträge für eine gesamte Woche auswählen.
Mit einem Klick auf Ausgewählte freigeben, genehmigst du die ausgewählten Anträge. Alternativ kannst du auch alle offenen Anträge mit einem Klick auf Alle freigeben genehmigen.
Wie kann ich die Stundenzettel meiner Mitarbeitenden ablehnen?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer Stundenzettel ablehnen kannst:
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Stundenzettel ablehnen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben im Bereich der Zeiterfassung.
Hinweis: Diese Funktion wird nur angezeigt, wenn dein Account über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Klicke bei einem Stundenzettel rechts auf die Pfeile, um die Details der Stundenzettel einzusehen. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche nach bestimmten Benutzern helfen.
Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.
Wähle den Antrag aus, den du ablehnen möchtest, und klicke auf Ablehnen.
Achtung: Wenn du einen Antrag ablehnst, musst du eine Begründung angeben!
Trage in das Textfeld die Begründung für die Ablehnung des Stundenzettels ein.
Klicke abschließend auf Ablehnen.
Was passiert, wenn mein Stundenzettel nicht genehmigt wird?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, was passiert, wenn dein Stundenzettel nicht genehmigt wird.
Hinweis: Wenn dein Stundenzettel nicht genehmigt wurde, erscheint dieser wieder unter Stundenzettel.
Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.
Durch das Abgelehnt-Symbol am Anfang des Stundenzettels kannst du erkennen, ob ein Stundenzettel abgelehnt wurde. Zuvor war nach Einreichen des Stundenzettels hier ein Sanduhr-Symbol zu sehen.
Klicke rechts auf die Pfeile, um deine geleisteten Stunden einzusehen. Wenn dein Stundenzettel abgelehnt wurde, findest du hier eine Notiz, die den Grund für die Ablehnung erklärt.
Überprüfe anschließend deine Zeiteinträge auf Fehler. Klicke auf einen Zeiteintrag, um ihn zu korrigieren.
Achtung: Die Bearbeitung von vergangenen Zeiteinträgen kann deaktiviert sein. Wenn du diesen selbst nicht korrigieren kannst, informiere einen Account-Admin über deinen fehlerhaften Zeiteintrag und bitte ihn um Korrektur.
Es öffnet sich ein neues Fenster. In dieser Ansicht kannst du deine fehlerhaften Zeiteinträge anpassen. Wenn du dabei Hilfe benötigst, klicke Hier.
Sobald du deinen Stundenzettel korrigiert hast, musst du ihn erneut zur Freigabe einreichen.
Schritt 4: Überstunden einsehen und umwandeln
Wo kann ich die Überstunden meiner Mitarbeitenden sehen?
Im folgenden Abschnitt erklären wir dir, wie du in Personizer die Überstunden und Minusstunden deiner Mitarbeitenden einsehen kannst:
Achtung: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können auf ein Zeitkonto zugreifen. Erfahre hier, wie du Berechtigungen zuweisen kannst.
Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.
In der Tabelle findest du in der Spalte Zeitkonto das Zeitkonto des Benutzers, hier kannst du die aktuellen Über- und Minusstunden deiner Mitarbeitenden einsehen. Klicke auf das Zeitkonto-Symbol, wenn du mehr über Veränderungen innerhalb des Zeitkontos erfahren möchtest.
Wie kann ich meine Überstunden abbauen?
Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du in Personizer deine Überstunden aus deinem Zeitkonto abbauen kannst.
Wenn du deine Überstunden in Freizeit umwandeln möchtest, gibt es zwei Optionen:
Überstundenabbau über den Urlaubsplaner:
Wenn du sowohl die Zeiterfassung als auch den Urlaubsplaner von Personizer abonniert hast, kannst du von der Schnittstelle zwischen beiden Modulen profitieren. Wenn du eine Abwesenheit im Urlaubsplaner beantragst, hast du zusätzlich die Option Überstundenabbau auszuwählen. Wählst du diese Option bei deinem Abwesenheitsantrag aus, wird dir unterhalb deines Antrags eine Übersicht angezeigt. Hier siehst du die Anzahl der Überstunden auf deinem Zeitkonto sowie die Anzahl der Stunden, die von deinem Zeitkonto abgezogen werden. Wenn du wissen möchtest, wie du eine Abwesenheit beantragst, dann klicke Hier.
Zeitkonto anpassen lassen:
Falls du nur die Zeiterfassung von Personizer abonniert hast, musst du dein Zeitkonto von einem Account-Admin anpassen lassen, wenn du Überstunden abbauen möchtest. Bitte kontaktiere deinen Account-Admin und informiere diesen darüber, dass du deine Überstunden als Ausgleich für andere Arbeitszeiten nutzen möchtest. Bitte den Admin, dein Zeitkonto in Personizer entsprechend anzupassen. Wenn du wissen möchtest, wie ein Zeitkonto angepasst werden kann, dann klicke Hier.
Wenn du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest, gibt es aktuell nur eine Option:
Zeitkonto anpassen lassen:
Falls du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest, musst du dein Zeitkonto von einem Account-Admin anpassen lassen. Bitte kontaktiere deinen Account-Admin und informiere diesen darüber, dass du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest. Bitte den Admin, dein Zeitkonto in Personizer entsprechend anzupassen. Wenn du wissen möchtest, wie ein Zeitkonto angepasst werden kann, dann klicke Hier.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir bei der Einrichtung des Zeitkontos geholfen hat. Wenn du noch weitere Fragen hast, dann kontaktiere bitte unseren Support.
Wir wünschen dir viel Spaß mit Personizer!
Aktualisiert am: 25/03/2024
Danke!