Artikel über: Arbeitszeiterfassung
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Leitfaden für die Überstunden-Funktion

Personizer: Urlaubsplanung und Zeiterfassung für dein Unternehmen

In diesem Artikel erklären wir dir alles rund um die Überstunden-Funktion von Personizer.

Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:

Schritt 1: Überstunden-Funktion aktivieren
Wie aktiviere ich die Überstundenerfassung für mein Unternehmen?



Schritt 2: Arbeitszeitmodell bestimmen
Was ist ein Arbeitszeitmodell?
Wie lege ich ein Arbeitszeitmodell an?
Wie ordne ich Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zu?


Schritt 3: Überstunden/Minusstunden aufbauen
Was ist ein Zeitkonto?
Wie kann ich das Zeitkonto meiner Mitarbeitenden anpassen?
Wie reiche ich meine Stundenzettel für die Genehmigung ein?
Wie genehmige ich die Stundenzettel meiner Mitarbeitenden?
Wie kann ich die Stundenzettel meiner Mitarbeitenden ablehnen?
Was passiert, wenn mein Stundenzettel nicht genehmigt wird?


Schritt 4: Überstunden einsehen und umwandeln
Wo kann ich die Überstunden meiner Mitarbeitenden sehen?
Wie kann ich meine Überstunden abbauen?



Überstunden-Funktion aktivieren



Wie aktiviere ich die Überstundenerfassung für meinen Account?



Aktiviere die Überstundenerfassung für deinen Account, wenn du willst dass deine Mitarbeitenden mit Personizer Über- und Minusstunden erfassen können.

Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

Hier findest du den Bereich Überstunden-Funktion. Du hast zwei Optionen die Überstundenerfassung zu starten.


Option 1: Sofort aktivieren:

Wenn du die Überstunden-Funktion jetzt aktivierst, können deine Mitarbeitenden sofort von den neuen Funktionen profitieren. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf ihrem Dashboard einzusehen und Anträge für die aktuelle Woche zu stellen. Allerdings können sie Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr einreichen, sondern nur diejenigen seit Aktivierung der Funktion.

Option 2: Startzeitpunkt festlegen

Falls du die Überstunden-Funktion erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchtest - zum Beispiel zum Beginn des nächsten Monats - kannst du einen Startzeitpunkt festlegen. Deine Mitarbeitenden werden dann erst ab diesem Zeitpunkt von den neuen Funktionen profitieren können. Sie werden in der Lage sein, ihr Zeitkonto auf dem Dashboard einzusehen und Anträge für die laufende Woche zu stellen. Beachte jedoch, dass Überstunden aus vergangenen Wochen nicht mehr eingereicht werden können, sondern nur diejenigen seit der Aktivierung der Funktion.

Bevor du deine Überstunden-Funktion aktivierst, solltest du deine Demo Daten löschen.






Arbeitszeitmodell bestimmen



Was ist ein Arbeitszeitmodell?



Ein Arbeitszeitmodell ermöglicht es Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden, bestimmte Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit festzulegen. In dieser Regelung werden die Arbeitstage, die Höchstgrenze für die Arbeitszeit und die Pausen- und Ruhezeiten festgelegt.

Beispiel:

Moni ist eine frisch gebackene Mutter und arbeitet als Büroangestellte in einem Unternehmen. Sie hat den Wunsch, ihre Arbeitszeit zu reduzieren, um mehr Zeit mit ihrem Kind verbringen zu können. Nach einem Gespräch mit ihrem Arbeitgeber vereinbaren sie gemeinsam ein Arbeitszeitmodell:

Das Arbeitszeitmodell sieht vor, dass Moni ihre Arbeitszeit von 40 auf 20 Stunden pro Woche reduziert und regelmäßige Pausen einlegt, um sich zu erholen. Die Arbeitszeit wird so gelegt, dass sie um 14 Uhr ihr Kind aus der Kita abholen kann. Dementsprechend soll Moni von Montag bis Donnerstag jeweils 5 Stunden mit einer Pausenzeit von mindestens 30 Minuten arbeiten.




Wie lege ich ein Arbeitszeitmodell an?



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Account

Hier findest du die Funktion Arbeitszeitmodelle. Klicke auf Neues Arbeitszeitmodell anlegen, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen. Unter Bearbeiten kannst du ein bestehendes Arbeitszeitmodell verändern.

Wichtig: Arbeitszeitmodelle, die einem oder mehreren Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden!

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du dein neues Arbeitszeitmodell bestimmen oder ein bestehendes bearbeiten:

Hier kannst du dein Arbeitszeitmodell benennen.

Hier kannst du die Bedingungen bestimmen: Arbeitstage, Arbeits- & Pausenzeiten.

Hier kannst du auch die Bearbeitung von Zeiteinträgen verhindern.

Klicke auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell anzulegen.



Wie ordne ich Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zu?



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.

Suche den gewünschten Benutzer (nutze ggf. die Filterfunktion), und klicke in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte.

Es erscheint die Option Benutzer bearbeiten – klicke darauf.

Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die individuellen Einstellungen für den Benutzer vornehmen kannst.

Navigiere nach unten zum Abschnitt Arbeitszeitmodelle und wähle Arbeitszeitmodell bearbeiten.

Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du das Arbeitszeitmodell für den Benutzer anpassen kannst.

Wähle das passende Arbeitszeitmodell aus und bestimme ggf. einen Startzeitpunkt.

Falls kein geeignetes Arbeitszeitmodell vorhanden ist, erstelle ein neues, indem du auf Neues Arbeitszeitmodell klickst.

Um deine Änderungen zu übernehmen, klicke auf Anwenden.

Speichere abschließend deine Einstellungen mit einem Klick auf Speichern.



Überstunden/Minusstunden aufbauen




Was ist ein Zeitkonto?



Ein Zeitkonto ist eine Art von Arbeitszeitmodell, das es Arbeitnehmenden ermöglicht, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten und Überstunden anzusammeln. Statt Überstunden sofort auszuzahlen, werden sie auf einem Zeitkonto gesammelt, das die Arbeitnehmenden später für Freizeit oder als Ausgleich für andere Arbeitszeiten verwenden können. Das Zeitkonto ermöglicht somit eine bessere Balance zwischen Arbeit und Freizeit und eine individuelle Anpassung der Arbeitszeit an die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden.

Bei Personizer visualisieren wir dein Zeitkonto als Tachometer. Auf diesem Tachometer kannst du leicht ablesen, wie viele Überstunden oder Minusstunden du hast und ab welchem Punkt diese in einen kritischen Bereich geraten. Dein Zeitkonto wird automatisch aktualisiert, sobald dein Studentenzettel genehmigt wurde.




Wie kann ich das Zeitkonto meiner Mitarbeitenden anpassen?



Falls deine Mitarbeitenden zu Beginn der Überstunden-Funktion bereits Über- oder Minusstunden auf ihrem Zeitkonto besitzen oder du nachträglich einen Fehler in der Zeiterfassung deiner Mitarbeitenden korrigieren möchtest, musst du das Zeitkonto der Mitarbeitenden entsprechend anpassen.

Beispiel:

Clemens absolviert derzeit eine Ausbildung als Kaufmann im Einzelhandel. Letzten Freitag hatte er aufgrund eines langen Unterrichtstages in der Berufsschule insgesamt 6 Stunden Unterricht. Er wusste jedoch nicht, dass diese Stunden als Arbeitszeit gelten.

Als Clemens diese Woche seinen Stundenzettel abgab und sein Zeitkonto daraufhin aktualisiert wurde, bemerkte er seinen Fehler. Er selbst hat aber nicht die Rechte, das Zeitkonto im Nachhinein anzupassen. Daher wandte er sich an seine Vorgesetzte und bat diese darum, sein Zeitkonto nachträglich um die 6 Stunden zu erhöhen.


Klicke in der linken Navigationsleiste auf Verwaltung.

Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Mitarbeiter Zeitkonto anpassen.

Suche mit der Suchfunktion nach einem bestimmten Mitarbeitenden. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du das Zeitkonto für diesen Benutzer sowie eine Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen am Zeitkonto.

Klicke auf Zeitkonto anpassen.



Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du das Zeitkonto anpassen.

Trage die gewünschten Korrekturen für dieses Zeitkonto ein.

Klicke auf Zeitkonto anpassen, wenn du deine Korrekturen speichern möchtest.





Alternativ kannst du auch wie folgt vorgehen:

Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.

Klicke bei einem Benutzer auf das Stift-Symbol. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.



Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du die individuellen Einstellungen für diesen Benutzer.

Wenn du nach unten scrollst, findest du hier den Abschnitt Anpassungen des Zeitkontos. Klicke auf Zeitkonto anpassen.



Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du das Zeitkonto anpassen.

Trage die gewünschten Korrekturen für dieses Zeitkonto ein.

Wenn du ein Zeitkonto um Minuten anpassen möchtest, musst du das trotzdem in Stunden angeben. Beispiel: 0,50 Stunden = 30 Minuten oder 0,10 Stunden = 6 Minuten

Klicke auf Zeitkonto anpassen, wenn du deine Korrekturen speichern möchtest.



Klicke abschließend auf Speichern.




Wie reiche ich meine Stundenzettel für die Genehmigung ein?



Dein Stundenzettel erfasst alle Arbeits- und Pausenzeiten für eine Woche. Nach Ablauf der Woche kannst du den Stundenzettel einreichen und von deinem Freigeber oder deiner Freigeberin genehmigen lassen. Die erfassten Arbeitsstunden und Pausen werden auf deinem Zeitkonto verbucht, das deine Überstunden und Minusstunden ermittelt. Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, kannst du dies Hier nachlesen.

Achtung: Nach der Genehmigung vom Freigeber, kannst du die erfassten Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten!

Stundenzettel einreichen

Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.

Klicke auf die Pfeile, wenn du deine geleisteten Stunden einsehen möchtest. Bei einem abgelehnten Stundenzettel findest du hier die Begründung.



Klicke auf Einreichen, wenn du einzelne Stundenzettel einreichen möchtest.

oder

Alternativ kannst du hier mehrere oder alle Stundenzettel auswählen und mit dem Button Ausgewählte einreichen gesammelt einreichen.



Nachdem ein Stundenzettel eingereicht wurde, erscheint ein Sanduhr-Symbol beim eingereichten Stundenzettel.




Wie genehmige ich die Stundenzettel meiner Mitarbeitenden?



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben.

Klicke bei einem Benutzer auf die Pfeile, wenn du die Details der Stundenzettel einsehen möchtest. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.



Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.



Wähle die Anträge aus, die du genehmigen möchtest. Du kannst auch alle Anträge für eine gesamte Woche auswählen.

Mit einem Klick auf Ausgewählte freigeben, genehmigst du die ausgewählten Anträge.

Alternativ kannst du auch alle offenen Anträge mit einem Klick auf Alle freigeben genehmigen.




Wie kann ich die Stundenzettel meiner Mitarbeitenden ablehnen?



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben.

Klicke bei einem Benutzer auf die Pfeile, wenn du die Details des Stundenzettels einsehen möchtest. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.



Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.

Klicke auf Ablehnen.

Achtung: Wenn du einen Antrag ablehnst, musst du das begründen!



Trage in diesem Textfeld die Begründung für die Ablehnung des Stundenzettels ein.

Klicke endgültig auf Ablehnen.




Was passiert, wenn mein Stundenzettel nicht genehmigt wird?



Wenn dein Stundenzettel nicht genehmigt wurde, erscheint dieser wieder unter Stundenzettel.

Anhand des Symbols kannst du erkennen, ob ein Stundenzettel abgelehnt wurde.

Klicke rechts auf die Pfeile, um deine geleisteten Arbeitszeiten einzusehen.



Hier findest du auch die Begründung für die Ablehnung des Antrags.

Überprüfe anschließend deine Zeiteinträge auf Fehler. Klicke auf einen Zeiteintrag, um diesen zu korrigieren.



In dieser Ansicht kannst du deine fehlerhaften Zeiteinträge anpassen. Wenn du dabei Hilfe benötigst, klicke Hier.



Sobald du deinen Stundenzettel korrigiert hast, musst du ihn erneut zur Freigabe einreichen.



Schritt 4: Überstunden einsehen und umwandeln



Wo kann ich die Überstunden meiner Mitarbeitenden sehen?



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

Klicke in der horizontalen Navigationsleiste auf Benutzer.

In der Tabelle findest du in der Spalte Stundenkonto das Zeitkonto des Benutzers, hier kannst du die aktuellen Über- und Minusstunden deiner Mitarbeitenden einsehen. Klicke auf das Zeitkonto-Symbol, wenn du mehr über Veränderungen innerhalb des Zeitkontos erfahren möchtest.






Wie kann ich meine Überstunden abbauen?



Überstundenabbau durch Freizeitausgleich

Wenn du deine Überstunden in Freizeit umwandeln möchtest, gibt es zwei Optionen:

Option 1: Überstundenabbau über den Urlaubsplaner

Wenn du sowohl die Zeiterfassung als auch den Urlaubsplaner von Personizer abonniert hast, kannst du von der Schnittstelle zwischen beiden Modulen profitieren. Wenn du eine Abwesenheit im Urlaubsplaner beantragst, hast du jetzt zusätzlich die Option Überstundenabbau auszuwählen. Wählst du diese Option bei deinem Abwesenheitsantrag aus, wird dir unterhalb deines Antrags eine Übersicht angezeigt. Hier siehst du die Anzahl der Überstunden auf deinem Zeitkonto sowie die Anzahl der Stunden, die von deinem Zeitkonto abgezogen werden.

Wenn du wissen möchtest, wie du eine Abwesenheit beantragst, dann klicke Hier.



Option 2: Zeitkonto anpassen lassen

Falls du nur die Zeiterfassung von Personizer abonniert hast, musst du dein Zeitkonto von einem Account-Admin anpassen lassen, wenn du Überstunden abbauen möchtest. Bitte kontaktiere deinen Account-Admin und informiere diesen darüber, dass du deine Überstunden als Ausgleich für andere Arbeitszeiten nutzen möchtest. Bitte den Admin, dein Zeitkonto in Personizer entsprechend anzupassen.



Überstunden auszahlen lassen

Wenn du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest, gibt es aktuell nur eine Option:

Zeitkonto anpassen lassen

Falls du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest, musst du dein Zeitkonto von einem Account-Admin anpassen lassen. Bitte kontaktiere deinen Account-Admin und informiere diesen darüber, dass du deine Überstunden auszahlen lassen möchtest. Bitte den Admin, dein Zeitkonto in Personizer entsprechend anzupassen.



Wir hoffen, dass dieser Artikel dir bei der Einrichtung der Überstunden-Funktion geholfen hat. Wenn du noch weitere Fragen hast, dann kontaktiere bitte unseren Support.

Wir wünschen dir viel Spaß mit Personizer!

Aktualisiert am: 14/11/2023

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