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Personizer Starter Guide (für User)

Dieser Starter Guide soll Mitarbeitenden helfen, sich schnell in Personizer zurechtzufinden und alle wichtigen Funktionen kennen zu lernen.

Dabei gehen wir auf folgende Schritte ein:

Allgemeine Einstellungen
Login
Einrichtung deines Profils
Helpdesk
Support
Apps


Urlaubsplaner
Dashboard Abwesenheit
Übersicht
Anträge
Freigaben


Zeiterfassung
Dashboard Zeiterfassung
Zeiterfassung
Stundenzettel
Freigaben
Reports


Allgemeine Einstellungen



Login



Es gibt 2 verschiedene Anmeldemöglichkeiten:

Dein Account wurde mit einer E-Mail-Adresse verknüpft:

Du hast eine E-Mail mit einem Zugangslink erhalten. Klicke auf Jetzt Einloggen.

Dein Account wurde bestätigt. Entscheide dich jetzt für ein sicheres Passwort für deinen Personizer Account.


oder


Dein Account wurde ohne E-Mail-Adresse erstellt:

Deinem Account wurden Zugangsdaten hinzugefügt. Melde dich beim Login mit deinen Zugangsdaten an.




Einrichtung deines Profils



Um dein Profil einzurichten, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.

Klicke anschließend auf Zum Profil.



Anschließend landest du auf deiner persönlichen Profilseite. Hier hast du die Möglichkeit, sämtliche Änderungen vorzunehmen, wie z. B.:

Profilbild hinzufügen / ändern

Sprache einstellen (DE / ENG)

Dark / Light Mode einstellen

Benachrichtigungen per Mail oder Slack aktivieren / deaktivieren

Passwort ändern

Kalendereinstellungen auswählen

Kalender integrieren

Personizer mit Slack verbinden





Helpdesk



In unserem Helpdesk stellen wir die Funktionen von Personizer vor und beantworten die am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software.

Um unseren Helpdesk zu öffnen, klicke auf das Profilbild-Icon oben rechts.

Klicke anschließend auf Helpdesk.




Support



Wenn du in unserem Helpdesk nicht die Antwort auf deine Fragen findest, dann kannst du unseren Support kontaktieren.

Klicke dafür auf Support.

Es öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du mit unserem Support schreiben.





Apps



Du kannst Personizer über Apps auch mit anderen Softwares verbinden, klicke dafür auf das Profilbild-Icon oben rechts und anschließend auf Apps.

Personizer App: Mit der Personizer App verwaltest du deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten flexibel vom Smartphone aus.

Slack Integration: Erhalte Benachrichtigungen über Abwesenheits­anträge und Freigaben direkt in Slack.

Google Chrome Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Webbrowser.

Microsoft Edge Erweiterung: Erfasse deine Arbeitszeiten und Pausen direkt über deinen Webbrowser.





Urlaubsplaner



Dashboard Abwesenheit



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Dashboard.

Auf dem Dashboard für Abwesenheiten kannst du auf den ersten Blick alles rund um deine Abwesenheitsplanung sehen:

- Die Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen.
- Deine verbleibenden Urlaubstage.
- Die Urlaubstage, die schon freigegeben wurden.
- Die Arbeitstage, die du im Homeoffice gearbeitet hast (sehr hilfreich für die Steuererklärung).
- Deine offenen Anfragen auf Abwesenheiten.
- Eine Kalenderübersicht mit deinen Abwesenheiten für den aktuellen Monat.
- Eine schnelle Option um neue Abwesenheiten zu beantragen.

Du kannst über das Dashboard deine Abwesenheiten beantragen, dafür hast du zwei Optionen:

Über die Kalenderübersicht:

Klicke auf ein Datum und wähle aus, ob du eine Abwesenheit oder eine Krankheit beantragen möchtest.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine Abwesenheit bearbeiten. Klicke abschließend auf Beantragen.





Über die Schaltfläche unten rechts:

Hier findest du eine Schaltfläche für die schnelle Beantragung deiner Abwesenheit. Gib alle Informationen ein und klicke auf Beantragen. Wenn du auf Mehr Optionen klickst, öffnet sich ein neues Fenster, wie bei der Kalenderübersicht.





Übersicht



Klicke in der linken Navigationsfläche auf Übersicht. Hier findest du eine Übersicht über deine Abwesenheiten und eine Übersicht zu den Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen. Du kannst dich bei der Ansicht zwischen einer Listenansicht und einer Kalenderansicht entscheiden. Die Farbaufteilung im Kalender beschreibt die Abwesenheitsart, um die es sich handelt. Unter dem Kalender findest du eine Legende mit mehr Informationen dazu.

Meine Übersicht


Hier findest du die Übersicht deiner Abwesenheiten für ein ganzes Kalenderjahr. Du kannst deine eingetragenen Abwesenheiten einsehen, stornieren und neue Abwesenheiten beantragen.

Du hast zwei Optionen, wie du neue Abwesenheiten beantragen kannst:

Option 1:

Klicke auf einen der Button, um eine Abwesenheit zu beantragen oder eine Krankmeldung einzureichen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.



Option 2:

Klicke auf einen Kalendertag. Es erscheint eine neue Schaltfläche. Klicke auf die gewünschte Schaltfläche, um eine Abwesenheit zu beantragen oder eine Krankmeldung einzureichen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.



Meine Kollegen


Hier findest du die Übersicht der Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen. Du kannst alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten deiner Kollegen und Kolleginnen einsehen. Auch von hier aus kannst du eine neue Abwesenheit beantragen.

Abwesenheiten bestimmter Kollegen einsehen:

Nutze die Filter, um ein bestimmtes Teammitglied zu suchen.

Eigene Abwesenheit beantragen:

Klicke auf einen der Button, um eine Abwesenheit zu beantragen oder eine Krankmeldung einzureichen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden





Anträge



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Anträge. Hier kannst du den Status deiner Anträge einsehen. Du kannst einsehen, ob deine Anträge abgelehnt wurden, freigegeben wurden oder ob sie noch offen sind. Navigiere in der horizontalen Leiste, um mehr über deine Anträge zu erfahren.



Jede Statusseite ist ähnlich aufgebaut:

Hier siehst du deine Anträge. Je nach Statusseite kannst du sehen, ob der Antrag freigegeben wurde, abgelehnt wurde oder noch offen ist. Manchmal wird eine Begründung vom Freigeber hinterlassen.

Bei Ablehnung muss eine Begründung vom Freigeber hinterlassen werden.

Hier findest du die üblichen Schaltflächen zum Beantragen von neuen Abwesenheiten.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Beantragen / Krankmelden.





Freigaben



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben. Hier kannst du die Anträge deiner Kollegen und Kolleginnen freigeben oder ablehnen, wenn du dazu die Berechtigungen hast. Du kannst dabei zwischen der vollen Ansicht und einer verkürzten Ansicht entscheiden. Du hast auch die Option, nach bestimmten Teammitgliedern zu filtern.

Hier kannst du einzelne Anträge deiner Teammitglieder einsehen und bearbeiten. In der vollen Ansicht hast du eine komplette Ansicht mit allen Informationen, in der Listenansicht sind die Anträge abgekürzt. Klicke in der Listenansicht auf Details, um alle Informationen einzusehen.

Hier findest du zwei Buttons. Du hast die Möglichkeit die Anträge als CSV Datei zu exportieren und abzuspeichern. Außerdem findest du hier einen Shortcut, um alle Anträge mit einem Klick freizugeben.

Nicht jeder kann Anträge freigeben. Die Rechte müssen vom Admin freigeschaltet werden.






Zeiterfassung



Dashboard Zeiterfassung



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Dashboard.

Auf dem Dashboard für Zeiterfassung findest du dein Zeitkonto und eine 30-Tage Übersicht mit deinen abgeschlossenen Zeiteinträgen. Außerdem kannst du hier deine Zeiterfassung starten.

Hier kannst du deinen Arbeitstag starten und beenden. Klicke hierfür auf Start / Ende.

Hier kannst du deine Pausenzeit erfassen. Klicke hierfür auf Pause / Stop Pause.

Um dein Zeitkonto einzusehen, muss die Überstunden-Funktion von deinem Admin aktiviert sein.



Zeiterfassung



Im Bereich der Zeiterfassung hast du die Möglichkeit, deine Zeiteinträge zu erfassen und dein Zeitkonto einzusehen.

Zeiteinträge



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Zeiterfassung und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste bei Zeiteinträge.

Es öffnet sich eine neue Seite. Hier kannst du deine Zeiterfassung starten, Zeiteinträge nachträglich hinzufügen und bestehende Zeiteinträge bearbeiten.

Hier kannst du deine Zeiterfassung starten / beenden und deine Pausenzeiten erfassen. Klicke auf den linken Button Start / Ende, wenn du deinen Arbeitstag beginnen oder beenden möchtest. Klicke auf den rechten Button Pause / Stop Pause, wenn du deine Pausenzeiten erfassen möchtest.

Hier kannst du Zeiteinträge nachträglich hinzufügen oder bestehende Zeiteinträge bearbeiten. Klicke für einen neuen Zeiteintrag auf Zeiteintrag hinzufügen. Wenn du einen bestehenden Zeiteintrag bearbeiten möchtest, klicke auf das Stift-Symbol.

Hier findest du eine Übersicht über vergangene Arbeitstage. Du kannst zwischen einer Listenansicht, Monatsansicht, Wochenansicht oder einer Tagesansicht wechseln. Innerhalb der Ansichten kannst du auf deine Zeiteinträge klicken und diese bearbeiten.

Achtung: Das Bearbeiten von Zeiteinträgen kann vom Admin deaktiviert werden!

In deinen Zeiteinträgen hast du die Möglichkeit einzelne Arbeitsabläufe mit Zeitlabels zu versehen. Mehr über Zeitlabels erfährst du hier.



Zeitkonto



Klicke in der linken Navigationsleiste auf Zeiterfassung und anschließend in der horizontalen Navigationsleiste auf Zeitkonto.

An dieser Stelle kannst du einen Blick auf dein Zeitkonto werfen und sämtliche Veränderungen daran einsehen.




Stundenzettel



Im Bereich Stundenzettel findest du eine Auflistung all deiner Stundenzettel. Dein Stundenzettel enthält alle Arbeits- und Pausenzeiten für eine Woche. Nach Ablauf der Woche kannst du den Stundenzettel einreichen und von deinem Freigeber oder deiner Freigeberin genehmigen lassen. Die erfassten Arbeitsstunden und Pausen werden auf deinem Zeitkonto verbucht, das deine Überstunden und Minusstunden ermittelt. Wenn du mehr über das Zeitkonto erfahren möchtest, kannst du dies hier nachlesen.

Achtung: Nach der Genehmigung vom Freigebenden, kannst du die erfassten Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten!

Stundenzettel einreichen

Klicke in der linken Navigationsleiste im Bereich Zeiterfassung auf Stundenzettel. Es öffnet sich eine neue Seite. Hier siehst du deine vorhandenen Stundenzettel.

Klicke auf die Pfeile, wenn du deine geleisteten Stunden einsehen möchtest. Bei einem abgelehnten Stundenzettel findest du hier die Begründung.



Klicke auf Einreichen, wenn du einzelne Stundenzettel einreichen möchtest.

oder

Alternativ kannst du hier mehrere oder alle Stundenzettel auswählen und mit dem Button Ausgewählte einreichen gesammelt einreichen.



Nachdem ein Stundenzettel eingereicht wurde, erscheint ein Sanduhr-Symbol beim eingereichten Stundenzettel.



Falls dein Stundenzettel abgelehnt wurde und du erfahren möchtest, was du in diesem Fall tun kannst, klicke bitte hier.


Freigaben



Im Bereich der Freigaben hast du die Möglichkeit, die von deinen Mitarbeitenden eingereichten Stundenzettel entweder zu genehmigen oder mit einer Begründung abzulehnen.

Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn der Administrator die die Berechtigung 'Arbeitszeiten für andere eintragen' zugewiesen hat.

Antrag genehmigen:

Klicke in der linken Navigationsleiste auf Freigaben.

Klicke bei einem Benutzer auf die Pfeile, wenn du die Details der Stundenzettel einsehen möchtest. Die Filterfunktion kann dir bei der Suche von bestimmten Benutzern helfen.



Überprüfe die Zeiteinträge auf ihre Richtigkeit.



Wähle die Anträge aus, die du genehmigen möchtest. Du kannst auch alle Anträge für eine gesamte Woche auswählen.

Mit einem Klick auf Ausgewählte freigeben, genehmigst du die ausgewählten Anträge.

Alternativ kannst du auch alle offenen Anträge mit einem Klick auf Alle freigeben genehmigen.



Klicke hier, wenn du erfahren möchtest, wie du Anträge ablehnen kannst.



Reports



Reports

Klicke in der linken Navigationsleiste auf Reports und bleibe in der horizontalen Navigationsleiste im Bereich Reports. Hier kannst du alle deine Arbeitsnachweise einsehen und als Datei exportieren.

Hier kannst du auswählen für welchen Zeitraum du einen Report erstellen möchtest.

Das ist der Report. Hier kannst du deine Arbeitsstunden und deine Pausenzeiten einsehen.

Klicke auf den Button Exportieren, wenn du deinen Report als CSV-Datei exportieren möchtest.



Stundenzettel Reports

Klicke in der linken Navigationsleiste auf Reports und in der horizontalen Navigationsleiste auf den Bereich Stundenzettel-Reports. An dieser Stelle findest du Reports für deine genehmigten Stundenzettel.





Wir hoffen, dass dieser Artikel dir bei der Einrichtung von Personizer geholfen hat. Wenn du noch weitere Fragen hast, dann kontaktiere bitte unseren Support.

Wir wünschen dir viel Spaß mit Personizer!

Aktualisiert am: 13/04/2023

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